Секретарь/офис-менеджер

Обязанности:

1. Работа с входящими коммуникациями 📞

Что делать:

• принимать входящие звонки

• принимать заявки с сайта / почты

2. Первичная обработка заявок

Что делать:

• записывать данные клиента

• уточнять базовую информацию

• заносить заявку в CRM

• передать менеджеру продаж

3. Документооборот 📄

Что делать:

• подготовка договоров

• подготовка счетов

• отправка документов клиентам

• контроль подписания документов

• хранение договоров

• регистрация входящей и исходящей корреспонденции

4. Поддержка менеджеров по продажам

Что делать:

• подготовка шаблонных коммерческих предложений

• отправка КП клиентам

• оформление спецификаций

• подготовка актов и накладных

• контроль возврата документов

5. Организация работы офиса

Что делать:

• заказ канцтоваров

• контроль офисной техники

• заказ воды / хозяйственных товаров

• организация встреч

• прием посетителей

6. Административная поддержка руководителя

Основная задача — разгрузить руководителя от операционных и организационных мелочей.

Что делать:

• Организация и подготовка встреч, переговоров.

• Напоминание руководителю о задачах и сроках.

• Подготовка документов на подпись.

• Первичная обработка входящей информации для руководителя.

• Организация командировок (билеты, гостиницы, документы).

• Подготовка презентаций, писем, служебных записок.

Условия:

• 5ти дневная рабочая неделя
• Рабочий график с 9.00 до 18.00