Координатор отдела профориентации / Admissions & Operations Coordinator

INDIGO School of Arts & Design
Астана

Координатор отдела профориентации

О школе
INDIGO School of Arts & Design — крупнейшая сеть художественных школ в Казахстане.
Мы работаем с 2011 года и выстраиваем образовательную модель, где путь ученика не заканчивается на уроке рисования, он продолжается в университете, карьере и профессиональной жизни.
Отдел профориентации - один из самых живых блоков школы.
Сегодня INDIGO это:
• 3 здания школы в Астане
• 2000+ учеников
• Отдел профориентации с полным циклом сопровождения: от первой консультации до поступления в вуз

О роли
Отдел профориентации - это консультации, форумы, выставки, выезды, admissions-кейсы, дедлайны вузов и постоянный поток семей, которые ждут ответа.
Всё это работает только тогда, когда за процессами стоит человек, который держит систему.
Нам нужен координатор, который не допускает пробелов и умеет выстраивать порядок там, где без него быстро возникает хаос. Вы будете работать в прямой связке с руководителем отдела и обеспечивать операционную устойчивость всего цикла.

Ваши задачи
1️⃣ Операционный ритм отдела
• Ведение операционного календаря: события, встречи, дедлайны, выезды
• Координация подготовки онлайн и офлайн-мероприятий
• Регистрация участников на консультации, форумы, выставки и платные продукты
• Логистика, закупки, чек-листы, списки участников
2️⃣ Базы данных и документы
• Ведение рабочих баз: ученики, родители, выпускники, партнёры, внешние участники
• Учёт посещаемости, статусов кейсов, постсобытийных данных
• Оформление, хранение и обновление договоров, согласий, форм и списков
• Порядок в файловых структурах и документации -системность.
3️⃣ Сопровождение поступления (admissions)
• Ведение таблиц по программам, срокам и требованиям вузов
• Систематизация требований к портфолио для локальных и зарубежных учебных заведений
• Ведение чек-листов по кейсам и контроль статусов заявок
• Координация передачи кейсов между руководителем, куратором портфолио и другими участниками
• Напоминания семьям и команде по срокам и этапам
4️⃣ Аналитика и отчётность
• Подготовка аналитических сводок и дашбордов для руководителя
• Регулярная отчётность по статусам, рискам и нагрузке
• Итоговая аналитика по циклу и подготовка операционной рамки на следующий год

Мы ждём, что вы:
• Имеете опыт от 2–3 лет в операционном управлении, администрировании проектов или сопровождении образовательных процессов
• Умеете одновременно держать большое количество процессов, задач и участников — и не терять ни одного
• Исключительно внимательны к деталям: ошибка в дедлайне вуза- это не мелочь
• Точны в работе с данными и аккуратны с конфиденциальной информацией
• Умеете выстраивать систему из хаоса повторяющихся и нестандартных задач
• Сохраняете спокойствие и темп в периоды высокой нагрузки
• Владеете Google Таблицами / Excel, Google Документами, CRM-системами и инструментами планирования
• Знаете английский на уровне B1–B2: роль работает с международными программами, таблицами требований и перепиской
Будет плюсом:
• Опыт работы в школе, образовательном центре или международной программе
• Опыт сопровождения приёмной кампании или admissions-процессов
• Знание Notion, Airtable, Asana, Trello или аналогов
• Опыт выстраивания рабочих процессов с автоматическими напоминаниями и шаблонами

Мы предлагаем
• Работу в одном из самых содержательных отделов школы
• Прямое участие в реальных судьбах учеников — от идеи до поступления
• Чёткую структуру и понятную зону ответственности
• Современный и комфортный офис
• График 5/2, офисный формат (Астана)
• Минимум бюрократии и быстрые решения
• Профессиональный рост через реальную операционную практику высокого уровня
• Своевременную оплату труда

📩 В сопроводительном письме расскажите:
— с каким объёмом процессов и участников вы работали одновременно
— как вы выстраивали систему там, где её не было