Офис-менеджер

Обратите внимание: Мы рассматриваем отклики только от кандидатов, соответствующих требованиям вакансии и заинтересованных именно в данной позиции!

Обязанности:

• ведение документооборота, в том числе электронного документооборота;
• контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых Руководителям Клуба на подпись, обеспечение их качественного редактирования;
• соблюдение правил работы с конфиденциальной информацией;
• организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности Председателя Совета директоров и Генерального директора;
• прием входящей корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• направление исходящей корреспонденции посредством почтовой, курьерской служб, электронной почты, факсимильной связи и т.п.;
• подготовка документов и материалов, необходимых для работы Председателя Совета директоров и Генерального директора, включая протоколы совещаний;
• контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых Председателю Совета директоров и Генеральному директору на подпись, обеспечение их качественного редактирования;
• организация проведения телефонных переговоров, видеоконференций Председателя Совета директоров и Генерального директора, запись в их отсутствие полученной информации и доведение до их сведения ее содержания, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу), телефонограммы, своевременное доведение до сведения Председателя Совета директоров и Генерального директора информации, полученной по каналам связи;

• подготовка заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;

• ведение архивного дела Клуба;
• формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и передачи в архив;
• выполнение иных обязанностей и поручений Председателя Совета директоров и Генерального директора , предусмотренных законодательством и/или внутренними нормативными документами Клуба.

• высшее образование и стаж работы офис-менеджером не менее одного года;

• свободное владение английским языком, не ниже продвинутого уровня (при себе иметь сертификат IELTS или эквивалента);

• знания делопроизводства, схемы документооборота, в том числе электронного документооборота;

• отличное знание и использование MS Office;

• пунктуальность, ответственность, коммуникабельность.

• график работы 5/2, с 08.00 до 17.00 часов, обеденный перерыв с 12.00 до 13.00 часов;
• современный офис;
• официальное трудоустройство;
• дружный коллектив.