Помощник руководителя

Москва, 2-й Новокузнецкий переулок, 13/15с1

Метро: Добрынинская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Выполнение личных и рабочих поручений директора;
Организация рабочего процесса: формирование графиков встреч и совещаний, приема сотрудников организации, разработка первичных документов, контроль выполнения текущих поручений;
Административные функции: документооборот, подготовка к рассмотрению руководителем внутренней и внешней корреспонденции;
Информационная поддержка: подготовка презентаций, отчетов и других информационных материалов;
Координация: взаимодействие с подразделениями компании и персоналом, распределение входящих звонков;
Составление табеля учёта рабочего времени сотрудников департамента;
Учет местных выездов сотрудников;
Учет служебных командировок (СК) сотрудников подразделения;
Оформление СК (подготовка служебных записок (СЗ), заказ билетов, отелей).
Составление и подписание документов по СК (авансовый отчёт, служебное задание).
Сбор отчётных документов по СК (чеки, посадочные талоны, иные документы).
Передача всех документов по СК в бухгалтерию для проверки;
Согласование по электронной почте платёжных ведомостей и счетов за оформление билетов и отелей через агентство;
Организация собеседований с КНР, оформление СЗ на пропуск.
Запрос и сбор документов КНР для дальнейшего направления на проверку.
Учет и хранение БГ (учет), согласование задачи в 1С;
Оформление СЗ на выдачу канцелярских принадлежностей, оформление закупки продукции на представительские расходы, взаимодействие с сотрудниками АХО по снабжению подразделения.
Оформление документов на возмещение представительских расходов;
Направление корреспонденции (почтовые отправления);
Направления анкет КА на проверку, контроль за получением заключений;
Оформление бюджета подразделения (1 раз в квартал).

Требования:

Умение расставлять приоритеты и управлять временем;
Способность координировать несколько дел одновременно;
Умение грамотно общаться как устно, так и письменно;
Точность и аккуратность в выполнении задач, а также способность замечать и исправлять ошибки;
Умение работать и сохранять спокойствие в условиях многозадачности и давления;
Соблюдение дедлайнов и умение работать без контроля со стороны;
Знание офисных программ и способность быстро осваивать новые инструменты и технологии;
Умение хранить секреты, соблюдать этические нормы и работать с закрытой информацией;
Готовность адаптироваться к изменениям и быстро переключаться;
Умение действовать на опережение и предлагать решения до возникновения проблемы.