Делопроизводитель / Архивариус

АНО «Цифровой аудит» является ведущим технологическим партнером Счетной палаты Российской Федерации. Мы-сообщество высококвалифицированных профессионалов, специализирующихся на внедрении инноваций в области Big Data и AI для создания надежных, эффективных и масштабируемых технологических решений.

Что нужно делать:

• Ведение архивного учета документов;

• Прием на хранение организационного-распорядительных документов (с разными сроками хранения);

• Работа (наполнение) системы электронного архива документами;

• Проверка договоров поставки и подряда, Дополнительных соглашений, служебных записок, Заявлений, Объяснений и тд на правильность оформления;

• Сопровождение процесса согласования договоров/дополнительных соглашений внутри компании и у контрагентов, отслеживание правильности процессов и сроков согласования документов;

• Проверка реквизитов сторон в договорах/ доп. соглашениях;

• Взаимодействие с отделами компании, контрагентами по внесению и урегулированию корректировок (изменений) при заключении договоров/доп. соглашений, а также по предоставлению всей необходимой информации и документации;

• Взаимодействие с бухгалтерией, финансовой службой, юридическим отделом и производством;

• Контроль доступа к документам, обеспечение конфиденциальности;

• Обработка и ввод данных в информационные системы и базы данных;

• Контроль работы курьерской службы: оформление курьерских отправок, как исходящих, так и входящих. Взаимодействие с различными курьерскими службами, почтой России;

• Ведение реестра входящей и исходящей корреспонденции;

• Ведение документооборота: подготовка писем, распоряжений, запросов, презентаций, макетов и др. документов, касающихся деятельности компании;

• Заказ пропусков для сотрудников и гостей компании;

• Работа с входящими звонками;

• Выполнение иных поручений руководителя, носящих производственный характер;

• Участие в организации корпоративных мероприятий;

• Организация заседаний и сопровождение деятельности экспертной комиссии по вопросам хранения и уничтожения документов;

• Составление номенклатуры дел Общества;

• Написание/обновление внутренних нормативных документов Общества по процессам архивного хранения документов;

• Взаимодействие с контрагентами, предоставляющими услуги для архива (работа с договорами и первичными бухгалтерскими документами);

• Замещение делопроизводителей во время отпусков.

Наши ожидания:

• Опыт на аналогичной позиции от 3-х лет;
• Опыт организации архива с нуля;
• Знание ПК и офисной техники;
• Знание законодательных и нормативных правовых актов в области делопроизводства и архивного дела;
• Знание привил хранения, комплектования, учета и использование архивных документов;
• Знание требований к оформлению организационно-распорядительных документов для передачи в архив;
• Знание требований к оформлению технической документации для передачи в архив;
• Знание принципов архивного учета документов;
• Навыки работы с СЭД ;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Навыки работы в режиме многозадачность;
• Высокий уровень самоорганизации;
• Позитивный настрой и доброжелательность;

Будет плюсом:

• Опыт работы в гос.организациях

Мы предлагаем:

• Работа в IT-компании с большим потенциалом и важной миссией по автоматизации работы системы аудита Российской Федерации;
• Прозрачная система мотивации, стабильная загрузка;
• Оформление в соответствии с ТК РФ;
• Работа в уютном офисе м. Павелецкая (3 мин от метро);
• Дружный позитивный коллектив единомышленников и лояльное внимательное руководство;
• Разнообразный набор социальных льгот и гарантий;
• Уровень заработной платы обсуждаем на собеседовании.