Секретарь-делопроизводитель

• Ведение делопроизводства и архива компании как электронного, так и бумажного (договоры, акты, накладные, счета, платежные поручения, отчеты, приказы, доверенности):

○ ведение входящей/исходящей корреспонденции;

○ регистрация, учёт и хранение документов (в т. ч. электронных);

○ формирование и архивация дел;

○ разработка и актуализация номенклатуры дел;

○ подготовка и оформление организационно�распорядительных документов (приказы, распоряжения, служебные записки);

○ контроль сроков исполнения документов.

• Осуществление приема, предварительного рассмотрения и регистрации поступающих документов;

• Ведение договорной работы:

○ ведение реестра договоров (учёт сроков, пролонгаций, исполнения обязательств);

○ составление сопроводительных писем, претензий, запросов;

○ внесение и контроль согласования договоров в 1С: Документооборот;

○ отслеживание сроков оплаты по заключённым договорам.

• Ведение бухгалтерского учета: обработка и систематизация первичных бухгалтерских документов (счета, акты, накладные, УПД); сверка данных с контрагентами; формирование реестров и журналов учёта; взаимодействие с бухгалтерией по вопросам документооборота; участие в инвентаризации.

• Отправка корреспонденции почтой РФ, курьерскими службами и личной;

• Административно-хозяйственная деятельность офиса;

• Организация бесперебойной работы офиса (контроль наличия и заказ расходных материалов, канцтоваров, воды и т.п.);

• Работа с большим объемом информации;

• Поддержка актуальности баз данных и корпоративных справочников;

• Организация командировок сотрудников;

• Оформление пропусков;

• Контроль сроков исполнения документов и поручений руководства;

• Выполнение поручений руководителя.

Требования:

• Образование: не ниже бакалавриата по направлениям «Документоведение и архивоведение», «Менеджмент» (профиль «Офис�менеджмент» или общий), «Управление персоналом», «Юриспруденция».

• Наличие ДПО «Секретарь руководителя», «Документационное обеспечение деятельности организации», «Организация делопроизводства на предприятии» будет являться преимуществом.

• Опыт работы не менее 3 лет на аналогичной должности или в смежных сферах (делопроизводство, договорная работа, бухгалтерия);

• Знание правил ведения открытого и конфиденциального делопроизводства, (в т. ч. электронный документооборот (ЭДО);

• ​​​​​​​Знания:

○ основы гражданского законодательства РФ (ГК РФ);

○ правила делопроизводства и документооборота (в т. ч. электронного, ГОСТ Р 7.0.97 2016);

○ принципы договорной работы и структура договоров;

○ основы бухгалтерского учёта и первичной документации.

• Анализ данных;

• Владение навыками ведения деловой переписки,

• Высокий уровень грамотности;

• Опытный пользователь MS Office (Word, Excel, PowerPoint), 1С Бухгалтерия, 1С Документооборот, CRM системами;

• Организация встреч и совещаний (включая производственные планерки);

• Навыки тайм-менеджмента;

• Основы бухгалтерского учёта (для контроля первичных документов);

• Основы договорной работы;

•​​​​​​​ Личные качества: коммуникабельность, стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности, исполнительность.

Условия:

• Конкурентная ЗП по результатам собеседования и оформление по ТК РФ;

• Работа в стабильной, активно развивающейся компании;

• Комфортный офис и современная техника;

• Перспектива карьерного роста до помощника руководителя или специалиста профильного отдела;

• Место работы: Москва, Новомосковский административный округ, Щербинка, улица Кутузова, 12; БЦ Strotskis

• График работы 5/2 с 9.00 до 18.00;