Помощник/ассистент руководителя

В стабильно-развивающуюся торговую (B2B) компанию, в связи с расширением компании, требуется человек, который будет правой рукой Генерального директора (собственника).

Наша компания с 2009 года поставляет из Европы и Азии оборудование для сортировки и обработки отходов для промышленных предприятий и торговых сетей. Работаем с ведущими поставщиками оборудования в этой отрасли и крупными известными клиентами. Экологическая отрасль растет быстрыми темпами и мы предлагаем востребованную продукцию на этом рынке.

За 16 лет работы компании у нас сформировался спокойный и экспертный коллектив. Средний срок работы сотрудников в компании - 5 лет, а это значит, что мы умеем выстраивать честную, теплую и надежную коммуникацию с командой и поэтому хотим найти помощника директора на долгое и плодотворное сотрудничество.

Основная задача состоит в том, чтобы освободить Генерального директора и команду от административных и организационных рутинных дел, связанных с деятельностью компании, а также освободить время руководителя для решения стратегических задач.

Для нас важнее всего не столько профессиональный опыт, сколько личностные качества кандидата. Текущий помощник генерального директора проведёт вас через все процессы и обучит всем необходимым навыкам.

Нашей команде нужен человек, который обладает следующими качествами:

Коммуникабельность. Умение эффективно общаться с руководителями, коллегами, партнёрами и клиентами.

Внимание к деталям и аккуратность. Это помогает избежать ошибок в документах или обработке информации.

Гибкость и адаптивность. Способность быстро и адекватно реагировать на неожиданные ситуации, оперативно находить способы устранения проблем, выбирать оптимальное решение из множества возможных вариантов и принимать ответные меры, быстро переключаться и оставаться эффективным.

Организаторские способности (тайм-менеджмент). Умение планировать, расставлять приоритеты, контролировать сроки и держать в голове множество деталей. Эффективное распределение задач и правильное планирование рабочего дня позволяют выполнить больше за меньшее время.

Многозадачность и стрессоустойчивость. Способность работать в режиме многозадачности и справляться с нестандартными или сложными задачами, сохраняя высокий уровень эффективности.

Технические навыки. Обладание техническими навыками, начиная от знаний офисных программ программ (Word, Excel) и заканчивая умением использовать специализированные программы, например CRM Bitrix 24. Умение обращаться с оргтехникой.

Проактивность. Важно, чтобы помощник умел ставить задачи и принимать решения без микроменеджмента со стороны руководителя.

Конфиденциальность и лояльность. Соблюдение принципов конфиденциальности, защита интересов компании и руководителя.

Высокий эмоциональный интеллект. Умение считывать настроения команды и руководителя, адаптировать коммуникации.

Готовность к развитию и обучению. Стремление развиваться и совершенствовать свои навыки, готовность учиться новому, осваивать современные технологии, расширять свой кругозор.

От помощника необходимо сопровождение деятельности компании по разным направлениям, т.е. осуществление и контроль основных административных бизнес-процессов в компании, а именно:

Основной блок (80% рабочего времени):

- Взаимодействие с бухгалтерией: сбор и предоставление первичной бух. документации для закрытия периодов (Акты, с/ф, УПД), запрос на вставление счетов, бухгалтерских документов, согласование оплат счетов от подрядчиков, контроль исполнения, сверка с контрагентами, подбор и подготовка документов к налоговой проверке по запросу;

- Ведение архива входящих/исходящих бух. документов. Контроль получения оригиналов от Клиентов/Поставщиков по реестрам, предоставляемым от бухгалтерии. Ежемесячная промежуточная сверка реестров на наличие/отсутствие запрашиваемых документов

- Организация и ведение архива договоров с Клиентами/Поставщиками. Ведение реестра договоров. Контроль наличия/возвратов оригиналов.

- Организация и ведение реестра вх./исх. писем по компании

- Приём и распределение входящих звонков; оформление пропусков на авто в БЦ; организация и оформление курьерских отправок (документов, посылок).

- Помощь Генеральному директору в ведении стратегически важных проектов и ключевых клиентов компании (подготовка КП, организация участия в тендерах, получение обратной связи, подготовка договоров и пр.)

- взаимодействие и поддержка смежных подразделений (сервисный отдел, отдел продаж, отдел маркетинга) – помощь в подготовке документов, писем, поддержка во время отсутствия в офисе

- обеспечение жизнедеятельности офиса: создание и обеспечение комфортного рабочего пространства (заказ товаров (вода, кофе, чай, сахар, канцелярия) и услуг, уход за цветами (полив), обеспечение работоспособности всей техники (заказ расходных материалов, вызов мастера, ремонт и обслуживание орг.техники), контроль чистоты и порядка в офисе

- выполнение других оперативных задач и личных поручений Генерального директора

Дополнительный блок (20% рабочего времени):

- Ведение архива кадрового учёта. Контроль наличия документов по сотрудникам (договора, допники, расчётные ведомости и табели поквартально). Предоставление в бухгалтерию пакета документов для оформления сотрудников в штат, запросы на подготовку приказов, справок и пр.

- Помощь в организации и подготовке Генерального директора к переговорам с клиентами и поставщиками (сбор корпоративного сувенирного пакета, подготовка КП и другого демонстрационного материала, распечатка необходимых документов)

- Оформление командировок Генерального директора (приказы, подача заявки в бухгалтерию на подотчётные деньги)

- Оформление авансовых отчётов Генерального директора (сканирование и сверка чеков, передача в бухгалтерию, оформление отчёта, архивирование)

- Оформление путевых листов на арендные авто. Контроль получения и архивирование путевых листов от сотрудников других подразделений (1 раз в месяц)

- Логистика и таможенное оформление импорта (подготовка документов к таможенному оформлению, взаимодействие с таможенным брокером, оформление разрешительной документации и пр.)

- контроль денежных средств на лицевых счетах сервисов: телефония, бензин и пр.

- отчёт Генеральному директору о выполненных и плановых задачах (1 раз в неделю)

Условия:

• В компании предусмотрена адаптация и корпоративное обучение нового персонала
• Интересное и динамично развивающееся направление бизнеса
• Работа в стабильной компании, с опытом работы на рынке с 2009 года
• Оформление по ТК РФ
• ЗП 110 т.р. на руки (испытательный срок), выплата два раза в месяц без задержек
• График работы: пн-пт, с 9:00 до 18:00, пт. До 17:00
• Офис в комфортабельном современном БЦ на 14 этаже с видом на парк, в шаговой доступности от м. Шоссе энтузиастов (5 минут)
• Если соскучился(ась) по работе, где за продукт не стыдно, процессы упрощаются, а руководство делает всё для нормальной работы - пиши, мы очень быстро ответим !)