Офис менеджер

Алматы, Медеуский район

Метро: Абая

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности офис менеджера:

Обеспечивать подготовку офиса к рабочему дню (подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
Составлять и согласовывать с руководством сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
Оформлять необходимые документы на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
Обеспечивать чистоту и порядок в помещениях офиса.
Осуществлять контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
Устанавливать контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
Обеспечивать надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
Помощь в организации заказа авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта (при обращении сотрудников и/или ответственного за это сотрудника).

Организация делопроизводства офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками. Прием и переадресация входящих телефонных звонков. По предварительному запросу руководителя выяснение по какому вопросу поступивший в ее/его адрес звонок, информирование об этом руководителя и либо перевод звонка, либо передача информации от руководителя звонящему. При получении некоторых телефонных звонков, отвечать самостоятельно, по тексту, согласованному с руководителем соответствующего отдела. Предоставление по телефону краткой информации по запросам о деятельности компании, и предоставляемых ею услугах. Прием поступающей корреспонденции и адресное оповещение работников о поступившей корреспонденции, распределение корреспонденции по адресатам. Ведение и контроль реестра исходящей/входящей корреспонденции, ведение папок (электронных, физических) исходящей/входящей корреспонденции. Оформление, отправление и отслеживание исходящей корреспонденции курьерскими службами.
Организация эффективного и культурного обслуживания посетителей, обеспечивание и создание для них комфортных условий, консультация их по административным вопросам, предоставление информационных и иных материалов (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

Подготовка материально-технической базы для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
Ведение учета посетителей.
Принятие мер к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
Прием и оформление пропусков для гостей и посетителей, с соблюдением правил нахождения гостей и посетителей в офисе;
Поиск информации в справочных источниках по запросам работников;
Контроль, ведение, связь с поставщиком мобильной связи, работа в системе мобильного оператора по запросу от сотрудников (с предварительным согласованием с финансовым директором)
Обновление списка мобильных и офисных телефонов, расположенного на HEM General;
Подготовка офиса к закрытию (отключение освещения и оргтехники, пр.).
Осуществлять контроль за состоянием офиса, цветов, бытовых помещений, электроприборов
привлекать к ремонтным работам хаус мастера