Помощник руководителя, офис-менеджер

Обязанности:

Основные:

• Прием и распределение поступающих звонков.

• Встреча посетителей. Поддержание доступа в офис через пропускную систему.

• Прием и отправка почтовой корреспонденции.

• Ведение делопроизводства: учет и регистрация поступившей и исходящей документации, приказов, распоряжений. Обеспечение документооборота по отделам и с контрагентами. Хранение документации, архивирование документации.

• Обеспечение бесперебойной работы офиса и склада: заказ канцелярских и хозяйственных товаров, воды, чая и кофе.

• Бронирование гостиниц для гостей компании. Заключение и контроль пролонгации договоров с гостиницами (по необходимости).
• Заказ, получение и учет проездных документов для сотрудников: офис+склад (1 раз в месяц).
• Выдача корпоративной топливной карты сотрудникам. Контроль ее использования.
• Работа с оператором связи. Заказ и выдача сим-карт, мобильных телефонов (по необходимости).
• Выполнение поручений руководителя.

Дополнительные:

• Подготовка приказов по удержаниям из заработной платы. Их регистрация, учет и хранение.
• Оформление командировок сотрудников по РБ. Регистрация приказов, выписка командировочных удостоверений, бронирование гостиниц.
• Оформление путевых листов (офис+регионы). Работа в 1С. Отчет в бухгалтерию.
• Выписка продукции со склада в рамках рекламных мероприятий и его списание. Документальное оформление: письма в администрации районов, подготовка распоряжений, отчетов, формирование заказов в 1С. Организация доставки со склада продукции.

• Знание основ делопроизводства, опыт ведения архива документов и работы в 1С.
• Опыт обеспечения жизнедеятельности офиса .
• Грамотная письменная и устная речь.
• Коммуникабельность , внимательность , умение работать с возражениями, самостоятельность и инициативность.
• Уверенное пользование ПК и офисной техникой.
• Работа в режиме многозадачности.

• работа в стабильной компании, являющейся одним из лидеров в своей отрасли;
• официальное трудоустройство;
• работа в молодом и дружном коллективе, комфортные условия труда;
• конкурентная заработная плата и соц.пакет.