Помощник/ Ассистент руководителя / Project /Executive Assistant

Indigo School of Arts & Design, Астана

О компании

Indigo School of Arts & Design — одна из крупнейших школ искусств и дизайна в Казахстане:

• 3 полноценных здания

• 2000+ учащихся ежегодно

• команда 60+ человек

• 14+ лет развития

• официальный Клуб Федерации UNESCO

Мы выстраиваем международную модель художественного образования и масштабируемся как академический проект национального уровня.

О руководителе

Меня зовут Максим, я основатель школы.

Я работаю одновременно как:

• стратег

• инициатор новых направлений

• партнёр по внешним проектам

• управленец нескольких блоков

Сейчас мне нужен человек, который станет моей правой рукой в операционных и проектных задачах.

Кого ищу

Это позиция человека с управленческим мышлением project-менеджера , который способен:

• переводить идеи в структурированные планы

• доводить процессы до результата, мыслить проектно и системно

• держать под контролем десятки параллельных задач

• не создавать хаос, а устранять его

• работать быстро и без лишних инструкций

Для меня эта позиция высокого доверия. Для вас - большого опыта и потенциального роста. Человек нужен надолго.

Ключевая роль

Ассистент руководителя - это продолжение руководителя в операционных процессах.

Вы:

• помогаете превращать задачи и идеи в конкретные действия и главное - результаты

• контролируете исполнение решений

• структурируете процессы

• синхронизируете людей, команду и подразделения

• представляете интересы школы на встречах

• держите высокий стандарт организации

• держите большое количество процессов в фокусе и при этом не испытываете стресс

С вами руководитель чувствует разгрузку и освобождение времени и

Зона ответственности

1. Управление временем и фокусом руководителя

• Планирование и структурирование графика

• Расстановка приоритетов

• Контроль встреч и дедлайнов

• Фиксация договорённостей и контроль исполнения

• Подготовка к встречам(материалы, документы, повестка)

2. Проектная и операционная деятельность

• Ведение задач и проектов в Bitrix24

• Контроль сроков, статусов, ответственных

• Сопровождение запусков новых направлений

• Координация между подразделениями

• Предупреждение срывов сроков

3. Работа с подрядчиками и запуск объектов

• Координация подрядчиков (строительные, монтажные, технические работы)

• Контроль закупок и логистики

• Сопровождение запуска новых пространств и филиалов

• Контроль сроков выполнения работ

• Ведение деловой переписки

4. Представительство и официальные коммуникации

• Подготовка официальных писем и запросов

• Коммуникация с государственными органами и партнёрами

• Участие во встречах с внешними структурами

• Достойное представление школы и руководителя

5. Документы и аналитика

• Подготовка презентаций, таблиц, отчётов

• Оформление идей в ТЗ, регламенты и планы

• Систематизация процессов

• Подготовка аналитических сводок

6. Организация встреч и сервис

• Организация встреч (онлайн / офлайн)

• Подготовка пространства, материалов и тайминга

• Обеспечение высокого уровня сервиса для партнёров

7. Личные поручения (до 10%)

• Логистика

• Координация точечных вопросов

• Помощь в бытовых организационных задачах

8. Команда и внутренние процессы

• Участие в подборе ключевых сотрудников (скрининг, координация этапов, участие в финальных встречах)

• Сопровождение адаптации новых сотрудников

• Контроль исполнения задач подразделениями в рамках делегированной зоны

• Поддержание операционной дисциплины

• Улучшение и систематизация внутренних процессов

9. Ивенты и специальные проекты

• Координация ключевых мероприятий школы

• Контроль подготовки воркшопов, выставок, благотворительных акций и специальных событий

• Синхронизация подразделений при подготовке мероприятий

• Контроль сроков, бюджета и качества реализации

• Участие в разработке и запуске специальных проектов

Требования

• Опыт работы ассистентом / координатором / project-менеджером от 1 года

• Опыт координации проектов или подрядчиков

• Навык деловой переписки (в том числе официальной)

• Умение работать с CRM / системами управления задачами

• Сильный тайм-менеджмент

• Структурность и дисциплина

• Умение работать в многозадачности и внимание к деталям

• Ответственность и самостоятельность

Вы подойдёте, если:

• не боитесь ответственности

• умеете держать высокий темп

• любите порядок и систему

• спокойно управляете сложными процессами

• экологичны в коммуникации

• ориентированы на результат

• не считаете мелкие организационные задачи «ниже уровня»

Условия

• Полная занятость

• График 5/2 (возможна вечерняя вовлечённость в периоды запусков)

• Офисный формат работы

• Возможны выезды на объекты и встречи

⸻

Заработная плата

От 350.000 по началу

( бонусы по результатам проектов до 500.000 по итогу)

Дальнейший пересмотр дохода по мере расширения зоны ответственности.

Карьерный рост

ассистент → координатор проектов → project manager → руководитель направления / операционный блок

Важно

Мы растём быстро.

И хотим расти вместе с сильными амбициозными людьми.

Это интенсивная позиция, с высокой ответственностью, но реальный управленческий опыт.

Мне нужен человек, который видит не просто высокую должность, а свое участие в масштабировании крупного образовательного проекта.