Помощник руководителя / офис-менеджер

Мы ищем универсального специалиста, который станет правой рукой руководителя и гарантом бесперебойной работы нашего офиса.

Чем предстоит заниматься:

Поддержка руководителя:

· Полное ведение календаря: планирование встреч, совещаний, переговоров, поездок;

· Организация совещаний (подготовка материалов, техническое обеспечение, ведение протоколов с фиксацией решений и поручений);

· Контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками (работа в CRM Bitrix);

· Организация личных и рабочих задач руководителя (бронирование, заказы, сервисное обслуживание).

Работа с документами и коммуникации:

· Первая линия коммуникации: прием входящих телефонных звонков, первичное консультирование, корректное переключение звонков на соответствующих менеджеров или отделы;

· Подготовка, форматирование и оформление писем, презентаций, отчетов, коммерческих предложений. Ваше кредо — безупречный документ в Word - нет висячих строк и лишних нечитаемых знаков;

· Документооборот: регистрация входящей/исходящей корреспонденции, работа с почтой и курьерскими службами (DHL, СДЭК);

· Взаимодействие с клиентами, партнерами и сотрудниками по поручению руководителя.

Организация работы офиса:

· Полное материально-техническое обеспечение: канцелярия, вода, кулеры, чистота;

· Контроль за работоспособностью офисной техники (принтеры, сканеры, телефоны), взаимодействие с сервисными службами;

· Административные вопросы: пропуска, парковка, контроль платежей;

· Ведение учета рабочего времени сотрудников.

Мы ждем от кандидата:

· Опыт работы помощником руководителя, офис-менеджером или администратором от 1-2 лет;

· Виртуозное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Умение создавать сложные документы, работать со стилями, формулами, таблицами — обязательное требование;

· Высокий уровень самоорганизации, многозадачности и стрессоустойчивости;

· Внимательность к деталям, исполнительность и проактивность;

· Грамотная речь, умение вежливо и эффективно общаться по телефону;

· Умение хранить конфиденциальную информацию.

Мы предлагаем:

· Стабильную работу в растущей компании с понятными процессами;

· Возможность напрямую влиять на эффективность работы руководства и всего офиса;

· Оформление по ТК РФ, белую зарплату;

· ДМС после года работы.

В сопроводительном письме, пожалуйста, кратко ответьте:

Что для вас означает «проактивность» в роли помощника?