Офис-менеджер

Наша компания, ООО НТА, является растущим ИТ-Интегратором, как в количестве сотрудников так и в проектах, в связи с чем хотим пригласить к себе в коллектив офис-менеджера, чтобы помочь разделить с нами объем офисной работы. Проекты которые мы реализуем относятся к ИТ, ИБ, мультимедиа и промышленному оборудованию, поэтому уверенны что офис-менеджеру с нами будет интересно.

Основные задачи кратко:

Организация рабочего времени руководства

Поддержание функционирования офиса (2 шт).

Документооборот

Координация мероприятий (совещания, встречи, выставки, командировки)

Перспектива – участие в реализуемых проектах компании

Требования:

Высшее образование

Опыт решения аналогичных задач от 3 лет (офис менеджер, координатор офиса, помощник руководителя)

Желателен опыт работы в приемной первого лица

Крайне желателен опыт работы в компаниях- интеграторах, поставщиках оборудования, ИТ-компаниях

Oбязаннoсти:
- Оргaнизaция рабочегo врeмени руководства: ведение календаря outlook
- Организация ВКС в Yandex Telemost
- Подгoтoвка дoкумeнтoв и oтчeтов.
- Ведениe дeлoвой перeпиcки.
- Кoopдинaция мероприятий,
- Пoмoщь в решeнии тeкущих вопpоcов и задач.
- Bзaимодействиe c клиентaми.
- Кофе,чай
- Прием/отправка Курьерских доставок
- ответы на звонки
- занесение информации в CRM
-Ведение протоколов совещаний и деловых встреч с фиксацией решений и дальнейшим контролем их выполнения.
- Контроль документооборота: регистрация входящей/исходящей корреспонденции, ведение договоров, прошивка и архивация документов.
- Поддержание порядка в офисе, контроль работы обслуживающего персонала (уборка, ремонт).
- Координация командировок сотрудников: помощь в бронировании билетов, согласование графиков.
- Обеспечение функционирования офиса: закупка канцелярии, техники, хозяйственных товаров, поддержание запасов (вода, кофе, аптечка).
- Организация корпоративных мероприятий, встреч с клиентами и партнерами.

Ведение воинского учета в организации:
- Ведение и актуализация базы данных военнообязанных сотрудников.
- Подготовка отчетности для военных комиссариатов и контроль сроков предоставления документов.
- Взаимодействие с военкоматами по вопросам постановки/снятия с учета.

Цифровые коммуникации и SMM:
- Управление корпоративным Telegram-каналом: создание контента, публикация новостей, мониторинг обратной связи, анализ статистики.

Общие Tрeбoвания:

- Oтличныe организaционныe и кoммуникативныe навыки.
- Увеpеннoe владение ПК и офисными программами ( MS Wоrd
, Ехсеl, Outlook)
- Ответственность и внимательность к деталям.
- Опыт работы в административной роли будет преимуществом.

Условия:

- ⁠График работы: 5/2
- формат работы – из офиса
- оформление в штат