Офис-менеджер

Компания «БАЛЧУГ МЕНЕДЖМЕНТ» ищет в свою команду Офис-менеджера / Личного помощника руководителя, - главного человека, обеспечивающего эффективную административно-хозяйственную работу компании, отвечающего за бесперебойное функционирование офиса, создание комфортных и безопасных условий труда для сотрудников, а также за рациональное использование ресурсов компании.

Основные задачи:

• Общее руководство отделом, организация работы отдела: контроль соблюдения внутренних регламентов компании и процедур; руководство сотрудниками отдела (1 офис-менеджер в подчинении): обучение, наставничество; распределение задач и контроль их выполнения; контроль за соблюдением правил техники безопасности, пожарной безопасности, охраны труда и других нормативных требований.
• Административное обеспечение офиса: обеспечение бесперебойной работы офиса, поддержание порядка и чистоты; заказ канцелярских товаров и расходных материалов; организация приема посетителей; работа с почтой и корреспонденцией; обеспечение работы оргтехники; заказ и контроль закупки воды, чая, кофе и других необходимых расходных материалов для офиса; контроль за уборкой офиса, - поддержание чистоты и порядка; оперативное решение проблем, связанных с поломками и неисправностями в офисе.
• Контроль и координация взаимодействия компании с арендодателями: контроль за состоянием офисных помещений, инженерных систем и коммуникаций; организация ремонта (в случае необходимости) и обслуживания инженерных систем; контроль за потреблением воды, электроэнергии, тепла и других коммунальных услуг; взаимодействие с арендодателями: контроль за выполнением условий договора аренды, контроль за эксплуатацией парковки БЦ.
• Управление материально-техническим обеспечением: организация закупок, оборудования, мебели, оргтехники и других товаров; контроль за складским учетом: организация хранения и учета материальных ценностей; организация охраны офисных помещений, обеспечение безопасности сотрудников.
• Взаимодействие и коммуникация: обеспечение эффективного взаимодействия с руководством и другими отделами компании по вопросам, касающимся АХО; помощь сотрудникам по всем возникающим административно-хозяйственным вопросам; взаимодействие с поставщиками и подрядчиками: контроль за исполнением обязательств в рамках договоров; взаимодействие с курьерскими службами; представление интересов компании в государственных органах по вопросам, касающимся АХО; взаимодействие с арендодателями,-решение вопросов, связанных с арендой помещения; разрешение конфликтных ситуаций, возникающих в работе отдела.
• Организация командировок и мероприятий для сотрудников: бронирование билетов и гостиниц; организация корпоративных мероприятий: праздников, семинаров, конференций.
• Документооборот и отчетность: ведение документооборота отдела: регистрация, обеспечение сохранности и доступности документов, связанных с деятельностью АХО; составление писем, отчетов о работе отдела по запросу руководства.
• Личные поручения руководителя Компании.

Наши ожидания:

• Высшее образование;
• Опыт работы офис-менеджером от 3-х лет, опыт работы в должности руководителя отдела от 1 года;
• Владение компьютером и оргтехникой на уровне уверенного пользователя;
• Навыки управления персоналом;
• Знание основ делопроизводства;
• Техническая грамотность;
• Специалист должен обладать такими профессиональными и личностными качествами как: способность самостоятельно принимать решения, организаторские способности; системность, организованность, внимательность к деталям, ответственность, исполнительность, мультизадачность, стрессоустойчивость, коммуникабельность.

Мы предлагаем:

• работу в стабильной российской компании;
• офисный формат работы 5/2, график работы с 8:00 до 17:00;
• оформление по ТК РФ (оплачиваемые отпуска, больничные, страховой стаж);
• ДМС по стоматологией (после испытательного срока);
• светлый современный офис с панорамным видом: м. Тульская/м. Нагатинская/МЦК Верхние Котлы;
• комфортное помещение для приема пищи (холодильник, микроволновка, кофемашина и пр.);
• чай-кофе, молоко, сахар – неограниченно:))
• возможность расти и развиваться в компании, продвигающей качественный продукт, входящий в ТОП 5 производителей РФ;
• сплоченная команда, ориентированная на сотрудничество и достижение результата (30% сотрудников работают более 5 лет);
• уровень дохода обсуждается с финалистом (в зависимости от опыта и компетенций);
• наличие рекомендаций от предыдущего работодателя приветствуется.

Уважаемые соискатели, вакансия офисная, график работы 5/2, удаленный или гибридный формат работы не предусмотрен.