Офис-менеджер

i7 Technologies — IT-компания, реализующая масштабные проекты в сфере биометрии, AI-видеоаналитики и цифровизации образовательных учреждений. Работаем с государственными заказчиками и крупными региональными проектами.

• Делопроизводство и документооборот

• Ведение внутреннего документооборота
• Подготовка официальных писем, служебных записок
• Регистрация и систематизация документов
• Формирование архива (бумажного и электронного)
• Ведение номенклатуры

• Входящая и исходящая корреспонденция

• Регистрация входящей документации
• Подготовка и отправка исходящих писем
• Контроль сроков предоставления ответов
• Взаимодействие с курьерскими службами

• Ассистирование генеральному директору

• Фиксация всех поручений руководителя
• Ведение реестра задач и контроль сроков исполнения
• Напоминание ответственным лицам
• Эскалация просроченных поручений
• Подготовка регулярных отчетов о статусе исполнения

• Исполнение личных поручений (покупка билетов, подготовка авансовых отчетов, график встречи и др.)

  Протоколирование совещаний

• Подготовка и ведение протоколов (оперативные, стратегические, проектные встречи)
• Фиксация решений, сроков и ответственных
• Формирование реестра поручений по итогам совещаний
• Контроль исполнения принятых решений

• Административная поддержка офиса

• Организация работы офиса
• Заказ канцелярии и хозяйственных товаров
• Подготовка кофе/чая для руководства и гостей
• Контроль наличия воды, кофе, расходных материалов
• Поддержание порядка в кухонной зоне

• Опыт работы офис-менеджером / ассистентом от 3 лет
• Грамотная письменная и устная речь
• Владение MS Office (Excel, Word обязательно)
• Высокая организованность и внимательность
• Умение работать в режиме многозадачности
• Дисциплина и стрессоустойчивость
• Казахский и русский языки — обязательно

• Работа в быстрорастущей IT-компании
• Официальное трудоустройство
• Стабильная заработная плата
• Современный офис
• Возможность карьерного роста

В сопроводительном письме обязательно ответьте на 5 вопросов:

1. Как вы выстраиваете контроль поручений руководителя?
2. Как выглядит структура вашего протокола совещания?

   Обязательно укажите: какие блоки фиксируете?; в какой срок отправляете?; как контролируете исполнение решений?

3. Как вы работаете с просроченными задачами?

4. Опишите структуру хранения документов, чтобы любой документ можно было найти за 2 минуты.

5. Почему генеральный директор должен доверить вам контроль операционной дисциплины компании?