Бизнес-ассистент / Executive Operations Partner

Мы — международный, мультибрендовый холдинг в индустрии развлечений и клубного бизнеса. На сегодняшний день у нас проекты в Москве и Дубае, и также планируем экспансию на другие мировые рынки.

Сейчас мы находимся в поиске Бизнес-ассистента уровня Executive Operations Partner для Фаундера холдинга, который максимизирует фокус на стратегии и минимизирует хаос в коммуникациях, внедрив культуру ответственности и прозрачности бизнес-процессов.

Что мы предлагаем:

Формат работы - строго оффлайн, офис находится в самом сердце Дубая - в Business Bay, предполагаются редкие командировки в РФ

Papa Dubai, Atrium Level 3, Al Habtoor City - Business Bay - Dubai

График: ненормированный с акцентом на эффективность, понедельник - суббота (6/1), с 11:00 до 20:00, включено корпоративное питание

*могут быть запросы внерабочее время, важно быть на связи с 10:00 до 22:00.

Оформление: официальное трудоустройство согласно местному законодательству ОАЭ, оплата визы и базовой страховки для сотрудника.

Испытательный срок: 6 месяцев согласно местному законодательству.

Фиксированный уровень дохода на период испытательного срока: 12.000 - 15.000 AED, согласовывается с успешным кандидатом.

Дополнительный KPI к фиксированному доходу: согласовывается с кандидатом после испытательного срока

По промежуточным результатам работы внедрение KPI может быть пересмотрено в сторону кандидата, как и возможность удаленной работы в дни без встреч.

Помимо официального оформления и конкурентного дохода, мы предлагаем интеллектуальную среду, где:

• Фаундер делится инсайтами из мировых трендов HoReCa и вовлекает команду в обсуждение инноваций.

• Внутреннюю базу знаний и корпоративное обучение.

• Эксклюзивные командные мероприятия в Papa Dubai.

• Лояльного руководителя, который ценит профессионалов и умеет раскрывать их потенциал.

Перспективы:

• Позиция рассматривается как ключевая, с возможностью роста до исполнительного директора.

• Обратная связь, наставничество и поддержка от руководителя, который сам прошёл путь от операционной роли до основателя и для которого развитие сильных кадров - часть стратегии бизнеса

Какие будут задачи:

• Работать непосредственно с основателем: управлять его вниманием и эффективностью на основе стратегических целей, проводить еженедельную рефлексию, отслеживать прогресс как в бизнесе, так и в личном развитии.

• Освобождать время от рутины: организовывать процессы так, чтобы он «думал меньше об операционке» и больше - о будущем.

• Управлять календарём содержательно: не просто бронировать встречи, а обеспечивать подготовку участников, чёткую повестку, протоколы, ретроспективы и контроль исполнения поручений.

• Обеспечивать информационную прозрачность: собирать апдейты от департаментов и визуализировать их в виде дашборда с фокусом недели, статусом задач (по сотрудникам/отделам/компании) и «светофорами» по KPI.

• Внедрять и поддерживать регулярный менеджмент: планерки, проектный менеджмент, методологию «Рука на пульсе» (есть обучение)

• Структурировать коммуникации: настроить почту (фильтрация: личные письма, отчёты, архив, спам), календари, Google Drive, мессенджеры. Всё должно быть единообразно и предсказуемо.

• Декомпозировать цели компании и доводить их до ответственных лиц.

• Создавать корпоративную культуры вокруг основателя: как мы работаем, как общаемся, как фиксируем договорённости. Ваш пример покажет: «если сказал - сделал, если задача - видна, если срок сорван - сообщено заранее».

• Могут быть личные поручения (10%).

Мы ожидаем от вас:

• Опыт работы Бизнес-ассистентом, Executive Assistant или Operations Partner у основателя/ТОП-менеджера - от 3 лет.

• Опыт работы в сферах: стартапы, scale-up’ы, F&B, nightlife, luxury, digital marketing, EdTech, IT-продукты - будет преимуществом.

• Уровень языка: Английский Upper-Intermediate/Advanced (B2-C1). Свободно пишешь и говоришь - инвесторы, клиенты и конференции с командой проходят на английском языке.

Hard skills:

• Свободно владеешь современными диджитал-инструментами, умеешь быстро разобраться в новом (ex.: AI, Slack, Компасс, Битрикс, Yougile, Платрум, Рус Квант, Notion, Todoist, Tik-Tik, Xmind, Mindmap, Mirro)

• Продвинутый уровень работы с таблицами, макросами и цифровыми инструментами (Excel, PP, Word, Google Workspace)

• Практический опыт внедрения методологий и фреймворков: матрица Эйзенхауэра / OKR / диаграмма Ганта / RACI / DACI / ЦКП / Agile / SMART

• Практический опыт внедрения инструментов управления: таск-менеджеры, управленческие дашборды и отчетность, РНП, сводные/отчетные таблицы, etc.

• Систематизация и оцифровка бизнес-процессов: умеешь создавать понятные регламенты, инструкции, чек-листы, не представляешь свою работу без Mindmap/Xmind для визуализации процессов и идей.

Soft skills:

• Эмпатия и доброжелательность, вежливость и понимание важности командной работы для достижения целей.

• Системность, креативность: мы не приходим с проблемами, мы приходим с решениями.

• Высокий уровень автономности, внутренней мотивации, нацеленность на результат. Учитывая загруженность фаундера, может быть не на связи и важно не теряться.

• Гибкость и адаптивность: готовность к постоянной динамике в планировании (конференции переносятся, накладываются), умеешь быстро перестраиваться.

• Любовь к обучению, постоянному росту и открытость к фидбеку.

• Умение задавать уточняющие вопросы, давать фидбек, не работать "в тишине".

• Опыт взаимодействия с творческими коллективами, умение мотивировать и координировать работу других сотрудников.

В сопроводительном письме напишите, пожалуйста, Ваше любимое заведение в Дубае, так мы поймем, что Вы внимательно ознакомились с вакансией :)

Мы создаём пространства, где еда, сервис и атмосфера формируют сильный эмоциональный опыт для гостей.
У нас ценят инициативу, дают пространство для роста и доверяют людям. Каждый сотрудник влияет на результат и становится частью международного бренда. И, если Вы разделяете наши ценности - мы ждем именно Вас!