Офис-менеджер

Российская консалтинговая компания с офисом в центре Москвы.

Ежедневно мы консультируем руководителей и управленческие кадры по юридическим и финансовым и другим профессиональным вопросам.

Чем предстоит заниматься:

Приём и распределение входящих обращений:

- приём входящих звонков и сообщений (регулярный мониторинг Telegram, WhatsApp, электронная почта);

- распределение обращений на соответствующих менеджеров;

- внесение информации и фиксация обращений в CRM-системе.

Формирование и осуществление информационных рассылок по присутствию\отсутствию сотрудников (в том числе работа с календарем Outlook – внесение отпусков, больничных и пр.).

Заказ расходных материалов для офиса (канцтовары, хозтовары, продукты питания);

Организация поздравления клиентов/агентов и сотрудников компании с днём рождения, в том числе в двух филиалах (в ОАЭ и на Кипре) в соответствии с регламентом;

Работа с оргтехникой, мини АТС. Помощь в подготовке документов (копирование, сканирование, брошюровка, факсы и иные операции с документами);

Сбор и обработка статистической информации, подготовка регулярных отчетов;

Персональная поддержка руководителя по мере необходимости (в том числе визовая поддержка, бронирование отелей, покупка билетов, организация такси, поиск литературы по запросу и др.);

Поддержание порядка и административно-хозяйственная координация: контроль состояния клиентских зон и помещений головного офиса в Москве, и двух других офисах (Кипр и ОАЭ). Организация и контроль работы курьера курьера и сотрудника клининга;

Приём гостей (чай\кофе), сопровождение event-мероприятий;

Помощь отделу маркетинга по мере необходимости (помощь в согласовании различных макетов, в организации кейтеринга и пр.);

Помощь по hr-вопросам (помощь в тестировании кандидатов, адаптации новых сотрудников, составлении информационных рассылок).

Наши ожидания от кандидата:

• Опыт успешной работы на аналогичных позициях (секретаря, офис-менеджера) не менее 6 лет;

• Английский язык Intermediate–Upper-Intermediate и выше (устно/письменно) — будет преимуществом4

• Уверенное владение MS Office и Outlook (календарь), высокая скорость печати;

• Навык работы с CRM и современным офисным оборудованием (принтер/сканер/копир, мини-АТС);

• Сильные коммуникативные навыки, клиентоориентированность, деловой этикет;

• Умение работать в режиме многозадачности, быстро расставлять приоритеты, внимательность к деталям;

• Высшее образование, высокие коммуникативные навыки.

Что мы предлагаем:

• Достойная заработная плата, соответствующая компетенциям и квалификации кандидата;
• Оформление по ТК РФ, оплачиваемые отпуск и больничные;
• Регулярная индексация заработной платы;
• Комфортная рабочая атмосфера, дружный коллектив;
• Профессиональное развитие и возможность реализовать свой творческий потенциал;
• Комфортабельный, современный офис в центре Москвы;
• График: 5/2, сменный режим — 09:00–18:00 и 11:00–20:00 (смены чередуются со вторым офис-менеджером);
• Адрес: м. Добрынинская, Полянка, Октябрьякая (5 мин. пешком от метро)