Секретарь руководителя (генерального директора)

Москва, 2-я Вольская улица, 38к2

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организация полного цикла документооборота: прием, регистрация, учет, обработка и рассылка входящей и исходящей корреспонденции.
Ведение деловой переписки, ответы на входящие запросы электронной почты.
Прием и организация отправки корреспонденции через Почту России, оформление и ведение реестров отправки и получения.
Систематизация документов текущего архива и проведение ежегодной экспертизы для передачи на архивное хранение или уничтожение.
Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
Редактура и контроль качества подготовки документов, представляемых на подпись руководству, включая проверку грамотности и соответствия установленным правилам.
Обеспечение сохранности и конфиденциальности служебной информации.
Планирование рабочего графика руководителя, его заместителей, координация рабочих встреч и совещаний.
Организация и полное техническое обеспечение совещаний, переговоров и деловых встреч.
Ведение приема посетителей.
Фиксация (включая протоколирование) и оперативное доведение ключевой информации до сведения руководства и сотрудников.
Осуществление оперативной связи с внутренними подразделениями, сторонними организациями и гражданами.
Доведение документов и поручений до исполнителей в соответствии с резолюциями руководства.
Контроль сроков и качества исполнения поручений и документов.
Содействие оперативному принятию решений и организация их своевременного доведения до сотрудников.
Оформление пропусков в соответствии с установленным регламентом.
Ведение договорной работы (канцелярские товары, продукты для представительских расходов, оформление виз, авиа-, жд- билеты, гостиницы).
Организация полного цикла документооборота: прием, регистрация, учет, обработка и рассылка входящей и исходящей корреспонденции.
Ведение деловой переписки, ответы на входящие запросы электронной почты.
Прием и организация отправки корреспонденции через Почту России, оформление и ведение реестров отправки и получения.
Систематизация документов текущего архива и проведение ежегодной экспертизы для передачи на архивное хранение или уничтожение.
Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
Редактура и контроль качества подготовки документов, представляемых на подпись руководству, включая проверку грамотности и соответствия установленным правилам.
· Обеспечение сохранности и конфиденциальности служебной информации.
· Планирование рабочего графика руководителя, его заместителей, координация рабочих встреч и совещаний.
· Организация и полное техническое обеспечение совещаний, переговоров и деловых встреч.
Ведение приема посетителей.
Фиксация (включая протоколирование) и оперативное доведение ключевой информации до сведения руководства и сотрудников.
Осуществление оперативной связи с внутренними подразделениями, сторонними организациями и гражданами.
Доведение документов и поручений до исполнителей в соответствии с резолюциями руководства.
Контроль сроков и качества исполнения поручений и документов.
Содействие оперативному принятию решений и организация их своевременного доведения до сотрудников.
Оформление пропусков в соответствии с установленным регламентом.
Ведение договорной работы (канцелярские товары, продукты для представительских расходов, оформление виз, авиа-, жд- билеты, гостиницы).

Требования:

Среднее профессиональное образование / Высшее образование
Опыт работы по специальности не менее 3-х лет
Знание государственных стандартов (ГОСТ Р) в области делопроизводства и документооборота.
Умение самостоятельно составлять, оформлять, редактировать и систематизировать документы всех видов (служебные письма, приказы, протоколы и т.д.), включая подготовку к архивному хранению.
Уверенное владение программами IRM businessDoc, Excel, Word. Системные знания правил и стандартов деловой переписки, протоколирования встреч и совещаний.

Условия:

График: 5/2; пн-чт: с 08:00 до 17:00, пт: с 08:00 до 15:45
Адрес: г. Москва, ул. 2-я Вольская, дом 38 корп. 2
Оформление по ТК РФ, ДМС, корпоративный транспорт от метро Некрасовка и ЖД станция Люберцы

Посмотреть контакты работодателя