Административный менеджер

Агентство «Медиа-Систем» - лидер рынка информационного консалтинга в евразийском пространстве, работаем с 1998 года.

Мы помогаем PR и маркетинговым службам компаний своевременно отслеживать и анализировать информацию в СМИ и соцсетях, улучшать репутацию компании, принимать быстрые и правильные решения для продвижения своей компании.

Мы - первая компания в Казахстане, которая внедряет инновационные онлайн-продукты, позволяющие проводить интеллектуальный поиск и анализ иформации за любой период из открытых источников СМИ и соцмедиа.

Сейчас мы ищем Административного менеджера компании.

Основные задачи позиции:

1. Обеспечение эффективной работы с клиентами компании

2. Администрирование внутренних бизнес-процессов, документационное и кадровое администрирование, контроль выполнения работ в соответствии с регламентами компании.

Обязанности:

Работа с клиентами компании

• Сопровождение клиентов компании: заключение договоров, ведение базы клиентов и реестра договоров в Битрикс24; ежемесячное закрытие документов с клиентами (счет-фактура, АВР); контроль срока действия договоров и пролонгация договоров
• Контроль поступления плановых оплат от клиентов, работа с дебиторской задолженностью
• Подготовка документов для участия в тендерах по услугам компании
• Ведение регулярных отчетов по клиентам, аналитика

Административная работа

• Сбор от поставщиков, сотрудников компании и подготовка информации для формирования платёжных реестров, реестров для расчета заработной платы, реестров и АВР для начисления оплаты аутсорсерам
• Взаимодействие с бухгалтерской службой по вопросам своевременного предоставления необходимых документов, оплаты счетов, сверке с клиентами, оплаты по АВР и другим вопросам
• Контроль работы и сверка данных с поставщиками
• Служебная переписка с бухгалтерской службой: выписка заявок на выставление счетов, списание затрат и т.п.; корректировка документов, сверка и прочее
• Ведение кадрового учета, оформление договоров и документов по работе с персоналом, аутсорсерами и исполнителями работ/услуг
• Выполнение других задач по обеспечению работы офиса компании
• Ведение базы данных компании
  Составление и обработка входящей и исходящей корреспонденции
  Организационное и документационное обеспечение стабильной работы офиса
  Заказ и бронирование авиа-ж/д билетов
  Визовая поддержка

Требования:

• Опыт работы в администрировании документооборота и бизнес-процессов от 3 лет
• Опыт работы в CRM-системах, уверенный пользователь Excel
• Опыт работы в бухгалтерии, хорошее знание 1С - предпочтительны
• Знание кадрового законодательства и документооборота
• Опыт ведения договорной работы с клиентами, поставщиками, персоналом, аутсорсерами, исполнителями работ

Условия:

• стабильная базовая оплата; условия обсуждаются с успешным кандидатом
• полный рабочий день с 9.00 до 18.00, 5-дневная рабочая неделя
• наставничество, отличные возможности профессионального развития и карьерного роста
• офис рядом со станцией метро