Административный специалист/ ассистент

Основные обязанности:

• Обеспечение офиса канцелярскими и хозяйственными товарами.
• Ведение входящей и исходящей документации.
• Управление реестром договоров и контроль за получением оригиналов.
• Организация командировок: бронирование билетов, гостиниц и начисление суточных.
• Кадровое делопроизводство: оформление трудовых договоров, дополнительных соглашений, приказов, отпусков, ведение табелей и штатного расписания.
• Поддержка новых сотрудников: организация рабочего места, оформление пропусков и доступов.
• Управление корпоративным такси.
• Контроль за использованием корпоративных телефонных номеров.
• Присвоение номеров исходящим письмам, договорам и доверенностям.
• Взаимодействие с курьерскими службами и арендодателями.
• Обеспечение чистоты, порядка и комфорта в офисе.
• Встреча гостей и организация переговоров.
• Подготовка и сопровождение внутренних мероприятий, встреч и корпоративов.
• Подготовка отчетов по запросу.
• Документальная поддержка по административным вопросам.
• Обновление актуальной информации на внутренних и внешних порталах.
• Выполнение поручений от прямого руководителя по HR задачам, включая оформление трудовых договоров, адаптацию новых сотрудников и организацию внутреннего обучения.
• Внедрение, контроль и тестирование административных процессов в Odoo, включая настройку рабочих процессов, создание шаблонов, автоматизацию задач и оптимизацию рабочих процессов.
• Написание инструкций и документов для административных процессов, включая создание и обновление внутренних регламентов и стандартов работы.

Требования к кандидату

• Профильное образование: высшее
• Опыт работы (лет, профиль, сферы): 2-6 лет
• Необходимые профессиональные навыки:
• Организованность — способность эффективно управлять временем и ресурсами, оперативно решать административные задачи, поддерживать порядок в документообороте и обеспечении офиса.
• Внимательность к деталям — важность точного оформления документов, контроля за реестром договоров, присвоением номеров исходящим письмам и правильностью оформления командировок.
• Коммуникабельность — умение взаимодействовать с различными сотрудниками, курьерскими службами, арендодателями и другими партнерами, а также проводить переговоры и встречать гостей.
• Ответственность — контроль за соблюдением сроков, качества работы и выполнением поручений от руководителя, а также управление задачами в системе Odoo.
• Знание и навыки в сфере кадрового делопроизводства — опыт работы с трудовыми договорами, дополнительными соглашениями, приказами, отпускными документами и ведением штатного расписания.
• Умение работать с офисными системами и программным обеспечением — знание и опыт работы с Odoo, а также способность разрабатывать и тестировать административные процессы, создавать и оптимизировать рабочие процессы и шаблоны.
• Аналитические способности — способность тестировать, анализировать и оптимизировать административные процессы, разрабатывать инструкции и регламенты для эффективного выполнения задач.
• Гибкость и адаптивность — умение быстро реагировать на изменения, внедрять новые процессы и подходы, а также поддерживать актуальность информации на различных платформах.
• Навыки написания инструкций и регламентов — способность четко и понятно формулировать процессные документы, инструкции и регламенты, обеспечивая прозрачность для других сотрудников.
• Умение работать в команде — способность эффективно взаимодействовать с коллегами и руководством, поддерживая командный дух и коллективную продуктивность.
• Пунктуальность и дисциплинированность — выполнение задач в срок, контроль за документами и соблюдение установленных стандартов и процедур.
• Оперативность — способность быстро и эффективно реагировать на изменения и задачи, действуя в условиях динамичного рабочего процесса, умение быстро выполнять задачи, не теряя качества, в условиях многозадачности и быстрого ритма работы.

Желательные дополнительные компетенции:

Проактивность — способность брать на себя инициативу, предугадывать возможные проблемы и предлагать решения до того, как они возникнут.

Эмпатия — умение понимать и учитывать чувства и потребности других людей, что способствует эффективной коммуникации и налаживанию доверительных отношений.

Целеустремленность — способность ставить перед собой цели и достигать их, несмотря на сложности и препятствия.

Самостоятельность — способность работать без постоянного контроля и решения возникающих вопросов, что позволяет эффективно выполнять задачи.

Стрессоустойчивость — способность сохранять спокойствие и продуктивность в стрессовых ситуациях.

Честность и порядочность — соблюдение высоких этических стандартов, честность в работе и коммуникации с коллегами и клиентами.

Лояльность — приверженность компании и ее ценностям, желание работать на долгосрочную перспективу.

Позитивный настрой — способность сохранять оптимизм и поддерживать коллег в сложных ситуациях, способствуя созданию продуктивной и здоровой атмосферы в команде.

Инициативность — готовность предлагать новые идеи и улучшения, а также активно участвовать в процессе изменений и внедрения новых решений.

Обучаемость — желание развиваться, осваивать новые навыки и методы работы для улучшения личной и командной эффективности.

Знание языков (уровень владения): русский, казахский, английский

Сертификаты/дополнительное обучение: не требуется

Условия работы

• График работы: 5\2
• Формат работы (офис/удаленно/гибрид): офис