Специалист

Астана, проспект Мангилик Ел, С1

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

выполняет поручения непосредственного руководителя, а также руководства AITU по вопросам, относящимся к его компетенции и деятельности Департамента;
вносит предложения, направленные на повышение эффективности деятельности Департамента, осуществляет задачи и функции, возложенные на Департамент;
представляет интересы Департамента во взаимоотношениях с другими структурными подразделениями AITU, а также по поручению руководства AITU в отношениях с третьими лицами;
соблюдает трудовую дисциплину и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач и осуществление им своих должностных обязанностей и функций;
при возникновении ситуаций, не регламентированных внутренними нормативными документами, принимает решения и (или) ставит в известность руководство в рамках своих функциональных обязанностей;
принимает документы от поставщиков услуг на оплату для дальнейшей их передачи в подразделение AITU по бухгалтерскому учету (счета, счет-фактуры, акты выполненных работ, накладные) и заполняет листы согласования на оплату;
контролирует исполнение договорных обязательств по договорам закупки услуг, товаров;
ведет документацию по арендному жилью (договора аренды, акты приема-передачи недвижимого имущества и основных средств, дефектные акты, доп. соглашения, соглашение на расторжение договора аренды и т.д.);
ведет документацию по аренде паркинга в ЖК (договора аренды, доп. соглашения, соглашение на расторжение договора аренды и т.д.);
ведет табель учета рабочего времени работников Департамента (заполнение больничных листов, доп. табелей);
ведет делопроизводство Департамента, принимает поступающую в Департамент корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после ее на рассмотрение руководителям в подразделения AITU или конкретным исполнителям для использования их в процессе работы, либо для подготовки ответа;
осуществляет контроль за сроками выполнения поручений непосредственного руководителя, взятых на контроль;
участвует в разработке и утверждении расходной части бюджета по Департаменту;
формирует годовой план закупок (по бюджету) по Департаменту;
принимает заявки в план закупок для оснащения студенческого дома, жилых комплексов и учебного корпуса (на канц. товары, мебель, основные средства, моющие средства, обслуживание служебных автомобилей и др.), ценовых предложений на товары и услуги;
готовит техническую спецификацию на приобретаемые AITU услуги;
по указанию непосредственного руководителя осуществляет набор текстов и различные материалы (письма, служебные записки и т.д.);
обеспечивает поддержание и развитие системы менеджмента качества AITU;
готовит ежегодный отчет о результатах деятельности в рамках своих функциональных обязанностей;
по поручению непосредственного и курирующего руководителя, а также руководства AITU принимает участие в составе комиссий, комитетов и рабочих групп, создаваемых в AITU;
осуществляет контроль выполненных работ, оказанных услуг по заключенным с AITU договорам аутсорсинга, закупа работ и услуг, в рамках компетенций Департамента;
принимает участие в осуществлении подготовки необходимых отчетов, информационных справок для предоставления в уполномоченные государственные, негосударственные органы, учреждения и третьим лицам, а также руководству AITU;
при наличии служебной необходимости выезжает в служебные командировки, связанные с деятельностью AITU;
принимает участие в общественной жизни AITU;
обеспечивает выполнение KPI в установленном порядке;
консультирует по вопросам, входящим в его компетенцию;
соблюдает правила внутреннего трудового распорядка AITU, нормы служебной этики;
соблюдает правила, нормы и требований техники безопасности, по охране труда, пожарной безопасности и производственной санитарии, согласно действующим инструкциям;
своевременно и качественно выполняет иные законные поручения курирующего и непосредственного руководителя, а также руководства AITU в рамках своих должностных обязанностей и полномочий;

Требования:

высшее или послевузовское. Стаж и опыт работы в областях, соответствующих функциональным направлениям должности не менее 1 (одного) года.
знание действующего законодательства Республики Казахстан в области образования и науки;
знание основ трудового законодательства и принципов регулирования трудовой деятельности;
знание нормативных документов в области производственно-хозяйственной и административной деятельности.

Условия:

умение устанавливать и поддерживать эффективные рабочие отношения с сотрудниками подразделения, подрядчиками (соисполнителями), а также сотрудниками других подразделений;
навыки работы в команде, открытость к сотрудничеству, честность, объективность;
навыки критического мышления, клиентоориентированность;
стремление укреплять и постоянно придерживаться корпоративных ценностей, этики и убеждений;
проявлять инициативу по совершенствованию организации деятельности подразделения и AITU в целом;
иметь аналитические навыки;
уверенный пользователь персонального компьютера: профессиональное использование пакета программ MS Office (Access, Excel, Power Point, Word, WordPad), работа с электронной почтой (Outlook и пр.), уверенная работа с различными браузерами (Opera, Firefox, Chrome, Amigo, Internet Explorer и пр.), профессиональное использование средств офисной оргтехники, навыки работы на основе информационно-коммуникационных технологий и цифровой информации.