Помощник руководителя по оперативным вопросам

О Компании

Мы крупная IT-компания, занимающаяся разработкой и поддержкой масштабной высоконагруженной информационной системы. Наша команда ежедневно решает десятки сложных технических вопросов и ведет одновременно больше 20 крупных проектов. Помимо основного потока работ, постоянно поступают дополнительные поручения и срочные задания от наших клиентов, которые требуют оперативного реагирования и грамотного распределения ресурсов.

Почему нам нужен именно этот специалист?

Наша главная цель — снизить операционные риски, освободить внимание руководства от рутинных процессов и обеспечить прозрачность взаимодействия с клиентами. Сегодня мы сталкиваемся с хаосом поступающих запросов, конфликтами за ресурсы и рисками сместить сроки реализации не больших, но важных заданий. Нам необходим профессионал, способный организовать четкий контроль над выполнением поручений, отслеживать распределение ресурсов и сократить количество "узких мест" в работе.

Обязанности:

1. Управление потоком поручений

- Получение неформальных поручений от заказчиков, оценка важности и возможности реализации каждого запроса.

- Оформление поручений в систему учета задач и проектов, создание понятных формулировок, установление желаемых сроков и назначаемых исполнителей.

- Анализ технически возможной реализации поставленных задач совместно с командами разработчиков, аналитиков и руководителями проектов.

2. Распределение ресурсов

- Согласование необходимых ресурсов с руководителями подразделений и направлений.

- Принятие решений относительно очередности выполнения задач и определение сроков начала работы.

-Участие в оптимизация загрузки команд разработчиков и служб поддержки.

3. Контроль исполнения и взаимодействие

- Обеспечение постоянного мониторинга статуса выполнения поручений.

- Организация регулярных встреч и коммуникаций с заказчиками и внутренней командой для выяснения текущих проблем и обсуждений приоритетов.

- Проведение ежедневных совещаний с руководителями направлений и проектной командой.

4. Отчеты и информирование

- Предоставление руководству подробных отчетов о статусе поручений (ежедневные, еженедельные, ежемесячные отчеты).

- Подготовка детальной отчетности для заказчиков и менеджеров проектов по каждому заданию.

Права и полномочия:

Вы сможете:

- Самостоятельно отклонять или временно откладывать малозначительные или некорректно сформулированные запросы от пользователей.

- Запрашивать оценку трудозатрат и сроков у руководителей проектных групп и получать необходимую ресурсную поддержку.

- Участвовать в расстановке приоритетов совместно с руководством компании и заказчиками.

- Эскалировать возникшие разногласия или конфликты в выполнении поручений непосредственно директору компании.

При этом:

- Вы не имеете права единолично устанавливать порядок приоритетов без согласования с руководством.

- Ответственность за принятие ключевых стратегических решений остается за руководством компании.

Что вам предстоит делать каждый день:

- Утро начинается с проверки новых поручений и анализа нагрузки на команды.

- Затем идут совещания с руководителями отделов и сотрудниками для детализации состояния задач и согласования плана действий.

- Далее вас ждут регулярные коммуникационные сессии с заказчиками для уточнения деталей, отслеживания прогресса и решения возникающих вопросов.

- К концу рабочего дня формируется отчет о проделанной работе и готовности следующего этапа поручений.

Кто наш идеальный кандидат?

Опыт и компетенции:

Технические знания:

- Глубокое понимание принципов функционирования современной IT-инфраструктуры и высоких нагрузок на серверные приложения.

- Опыт работы с системами учета задач (например, Redmine, Jira).

- Базовые навыки программирования (SQL-запросы, Excel-аналитика) приветствуются.

- Представление о принципах работы службы поддержки и системах автоматизации процессов.

Профессиональные навыки:

- Способность анализировать поступающие задачи и оперативно находить пути их разрешения.

- Умение вести переговоры с разными уровнями менеджмента и заинтересованными сторонами.

- Высокоразвитые коммуникативные способности, умение быстро разрешать конфликты и сглаживать острые ситуации.

- Готовность эффективно действовать в условиях высокого стресса и постоянной многозадачности.

Soft skills:

- Высокая степень стрессоустойчивости и самоорганизации.

- Активная позиция, способность брать инициативу и предлагать конструктивные идеи.

- Настойчивость и дипломатичность в ситуациях конфликта интересов.

- Гибкость и адаптивность к изменениям условий работы.

Какими инструментами вы будете пользоваться?

- Redmine: основная система учета и контроля поручений.

- GitLab: инструмент контроля версий и совместной работы разработчиков.

- Telegram: быстрая связь и координация действий внутри команды.

- Wiki: справочная документация по продукту и внутренним процедурам.

Ваш рабочий график и окружение:

Работу предстоит вести в тесном взаимодействии с несколькими внутренними подразделениями:

- Руководители проектов и специалисты разработки.

- Аналитики, разработчики, тестировщики и служба поддержки.

- Заказчики и их уполномоченные представители.

Формально ваш непосредственный руководитель — директор компании.

Критерии эффективности вашей работы:

- Время реакции на новые поручения: среднее время между приемом запроса и началом работы должно быть минимальным.

- Количество своевременных поручений: доля задач, выполненных в установленные сроки.

- Показатели удовлетворенности заказчиков и внутренних коллег.

- Эффективность оптимизации рабочих процессов и снижение числа аварийных ситуаций.

- Степень разгрузки директора от повседневных операций.

Мы предлагаем:

- Работу в динамичной команде профессионалов, где ваша инициатива и креативность ценятся высоко.

- Возможность развития карьерных перспектив и участие в интересных инновационных проектах.

- Конкурентоспособную заработную плату и бонусы за выполнение KPI.

- Удобный офис в центре города и гибкое рабочее расписание.

Присоединяйтесь к нашей команде и помогите сделать нашу компанию ещё сильнее!

Будьте готовы к интервью и собеседованию, чтобы убедиться в вашем опыте и квалификации.