Офис-менеджер / Секретарь

1. Функциональные обязанности

1.1. Административное обеспечение офиса

• Обеспечение бесперебойной жизнедеятельности офиса (канцелярские принадлежности, хозяйственные товары, вода, расходные материалы).

• Контроль выполнения обязательств сервисных подрядчиков.

• Подготовка рабочих зон и переговорных помещений к использованию.

1.2. Делопроизводство и документооборот

• Ведение, регистрация и систематизация входящей и исходящей документации.

• Обеспечение корректного архивирования документов.

• Работа в корпоративных системах: 1С (документооборот), Bitrix, внутренние электронные базы.

• Сканирование, копирование и подготовка документов в соответствии с установленными требованиями.

1.3. Организационная поддержка

• Ведение протоколов совещаний, фиксация принятых решений, контроль исполнения поручений.

• Организация внутренних встреч и совещаний.

• Приём и распределение телефонных звонков.

• Встреча гостей и обеспечение порядка в зоне приёма.

1.4. Управление материальными активами

• Проведение инвентаризации основных средств (компьютерная техника, оборудование, мебель).

• Поддержание актуальности учётной базы.

1.5. Поддержка руководителя

• Организация командировок: оформление билетов, бронирование гостиниц, подготовка маршрутов.

• Выполнение административных поручений руководителя.

2. Требования к кандидату

2.1. Образование и опыт

• Высшее образование.

• Опыт работы по административным направлениям не менее 5 лет.

2.2. Профессиональные компетенции

• Уверенные навыки работы в 1С (документооборот), Bitrix, системах учёта.

• Владение MS Office на уровне опытного пользователя.

• Знание принципов делопроизводства и документооборота.

• Владение офисной техникой.

2.3. Личностные качества

• Высокий уровень организованности и исполнительской дисциплины.

• Внимательность к деталям.

• Умение работать в условиях многозадачности и соблюдать сроки.

• Корректность в деловой коммуникации, ответственность, надёжность.

3. Условия работы

• Оформление в соответствии с ТК РФ.

• Полная занятость, график работы: 5/2.

• Работа в офисе работодателя.

• Современные рабочие условия и возможность дальнейшего профессионального развития.