Офис-менеджер

Караганда, улица Ермекова, 29

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организует и выполняет работу в части документационного обеспечения деятельности:
работа с приказами, распоряжениями: подготовка проектов документов, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Общества, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату с соблюдением сроком, учёт, хранение;
организация получения и отправление корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем руководителей структурных подразделений; отправление писем с соблюдением установленного срока;
выполнение копировально-множительных работ (в том числе сканирование документов);
подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности предприятия;
печать служебных материалов, подготовка пакета документов для тендеров;
разработка номенклатуры дел и типовых форм документов;
формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
Ведение документации «Системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья» СТ РК ISO 45001-2019
Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются.
Организация встречи посетителей и гостей Компании.
Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, извещение лиц, для которых осуществлялся заказ билетов/ бронирование гостиницы.
Обеспечивает жизнедеятельность офиса:
Заказ канцелярии ежемесячно/ежеквартально.
Подготовка нового рабочего места для нового сотрудника