Администратор офиса

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ АССИСТЕНТ

Полная поддержка работы офиса:

• Контроль работы всех офисных подрядчиков (взаимодействие с БЦ, уборка, охрана, обслуживание растений, ремонтные работы и прочее).
• Контроль работы секретаря в следующих сегментах:

- Заказ воды, канцелярии, картриджей, осуществление прочих офисных закупок + отслеживание и оптимизация офисных расходов.

- Поддержание чистоты и порядка в офисе, включая все подсобные помещения и переговорные комнаты.

- Планирование и грамотное распределение офисного пространства (зона для курьеров, хранения посылок, канцелярия, гардероб, локеры для сотрудников, зона принтеров).

- Контроль работы клининга и чистоты на кухне (в том числе, в холодильнике).

• Распределение рабочих мест (в том числе подготовка для новых сотрудников, оформление табличек).
• Контроль работы офисного оборудования совместно со IT специалистом.

Мобильная связь:

• Подключение/отключение сотрудников к системам (пропуска)
• Мониторинг и оптимизация расходов.
• Коммуникация и контроль работы провайдеров.

Поддержка по командировкам:

• Визовая поддержка сотрудников офиса и коллег из других стран, кому необходимо получение локальной визы.
• Контроль работы travel-провайдера, координация всех вопросов, сбор обратной связи.
• Сопровождение сотрудников в командировках в случае возникновения внештатных ситуаций (задержки/переносы рейсов, неоплаченные гостиницы и т.д.).
• Разработка рабочих инструкций по ключевым процедурам (заказ и покупка билетов, коммуникация с провайдером).
• Работа с такси-провайдерами: создание и утверждение списка одобренных провайдеров (Москва и регионы)/курирование процесса выбора корпоративного провайдера, администрирование работы провайдера (ов).
• Создание инструмента по ведению графика командировок руководителями функций/дивизионов, регулярный мониторинг наличия графика командировок, и его соответствие доступному бюджету совместно с Отделом персонала и Финансовым отделом.
• Координация процесса заключения договоров с корпоративными отелями.
• Администрирование системы Concur: базовые тренинги по использованию программы для новых сотрудников, разработка инструкций по работе с системой.

Документооборот:

• Ведение базы данных по текущим контрагентам.
• Курирование процесса подключения новых контрагентов совместно с бухгалтерией согласно утвержденной процедуре due diligence (включая TPI проверку).
• Координация процесса подключения новых/замены текущих подрядчиков, включая помощь в проведении тендеров и заключении договоров.
• Поддержка бухгалтерии в проведении сверки поставщиков (vendors reconciliation).
• Подготовка PO (при необходимости)

Административная поддержка:

• Помощь в подготовке корпоративных рассылок.
• Администрирование общехозяйственных услуг, в том числе координация взаимодействия с поставщиками таких услуг, как; мобильная связь, такси, travel агентство, офис, охрана труда и прочие.
• Координация проекта по корпоративным картам – совместная работа с финансовым отделом по поиску нового решения в связи с отменой корпоративных карт
• Координация внутренних проектов компании, направленных на поддержку корпоративных ценностей.
• Помощь в организации внутренних и внешних мероприятий.
• Поддержка охраны труда (заполнение журналов по технике безопасности, контроль соблюдения правил пожарной безопасности).
• Помощь в разработке административных политик и процедур
• Курирование работы провайдеров, предоставляющих услуги по поддержке работы офиса и зоны ресепшен, помощь в орг.

Бизнес-поддержка Генерального директора:

• Административная поддержка Генерального директора компании.
• Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта, визовая поддержка, поддержка в командировках ad hoc; организация переговоров, встреч.
• Доведение к сведению работников структурных подразделений распоряжений руководства и контроль их исполнения.
• Сбор информации, подготовка и предоставление аналитических, информационных, справочных и других отчетов.