Менеджер по административному и кадровому сопровождению

Астана, проспект Мангилик Ел, 55/21

Описание вакансии

Обязанности:

ведет кадровое делопроизводство в соответствии с требованиями Трудового кодекса РК и локальных нормативных документов Компании (оформление приема, перевода, увольнения, отпуска, командировки и иных кадровых действий);

участвует в процессе подбора персонала: размещает вакансии, проводит первичный отбор, взаимодействует с руководителями структурных подразделений, организует собеседования и проверку рекомендаций;

формирует и ведет личные дела работников, обеспечивает их актуальность и конфиденциальность;

готовит и оформляет приказы, трудовые договоры, дополнительные соглашения и иные документы, предусмотренные трудовым законодательством и внутренними правилами Компании;

ведет учет рабочего времени (табели, отчеты, графики), контролирует соблюдение установленного режима работы;

осуществляет учет и контроль использования отпусков, больничных листов и иных оснований отсутствия работников;

готовит сведения для бухгалтерии по начислениям, отпускам, командировочным и иным выплатам персоналу;

участвует в разработке и актуализации ВНД по кадровой политике (правила внутреннего трудового распорядка, положения, формы документов);

ведет архив кадровых документов, обеспечивает их хранение и своевременную передачу в архив Компании;

консультирует сотрудников по вопросам оформления отпусков, командировок и других вопросов, связанных с кадровыми процедурами;

обеспечивает конфиденциальность и надлежащую защиту персональных данных работников;

оформляет командировки сотрудников: подготавливает приказы, заявки, билеты, бронирование номеров, оформление авансов и отчетность;

взаимодействует с бухгалтерией по вопросам командировочных выплат и возврата авансов;

организует перемещение и размещение персонала при необходимости (переезды, смена рабочих мест, техническое оснащение);

обеспечивает оперативное решение внутренних вопросов сотрудников (заявки на ремонт, канцтовары, доступ в офис, транспорт и т.п.);

участвует в планировании и контроле офисного бюджета в части административных и хозяйственных расходов;

принимает участие в адаптации новых сотрудников (оформление рабочего места, доступов, ознакомление с правилами внутреннего распорядка);

координирует взаимодействие с ИТ-специалистами и другими работниками по вопросам обеспечения рабочих мест;

обеспечивает бесперебойное функционирование офиса Компании, поддержание порядка, чистоты и надлежащего технического состояния помещений, мебели и оборудования;

организует закупку, учет и рациональное использование товарно-материальных запасов (канцелярских, хозтоваров, продуктов для офиса и прочих расходных материалов);

участвует в инвентаризации офисного имущества, контролирует сохранность материальных ценностей;

координирует работу внешних подрядчиков (клининговых, сервисных, технических служб, интернет-провайдеров и др.), осуществляет приемку оказанных услуг и подготовку актов выполненных работ;

взаимодействует с арендодателем (или управляющей компанией при владении офисом) по вопросам эксплуатации помещений, коммунальных услуг и технического обслуживания;

контролирует своевременную оплату арендных и эксплуатационных платежей, коммунальных услуг и иных затрат, связанных с содержанием офиса;

организует обслуживание офисной техники и мелкий ремонт помещений в пределах компетенции;

обеспечивает офис питьевой водой, продуктами для зоны кофе, хозтоварами и другими необходимыми материалами; ведет учет и контроль остатков;

участвует в организации офисных мероприятий, приеме посетителей, планировании размещения сотрудников и оборудования;

осуществляет контроль за соблюдением санитарных, пожарных и охранных требований в соответствии с действующими ВНД Компании;

соблюдает корпоративные стандарты, политики и регламенты Компании, включая требования по информационной безопасности, защите данных клиентов, использованию корпоративных систем и ресурсов.

Требования:

кадровое делопроизводство, включая виды кадровых документов, порядок оформления и сроки хранения; ведение личных дел; учет рабочего времени и графиков; оформление командировок и компенсаций; работа с персональными данными;

трудовое законодательство РК и AIFC Employment Regulations, локальные нормативные акты Компании, базовые требования по охране труда и пожарной безопасности;

документооборот и архив, включая маршруты согласования, регистрации и систематизации документов, номенклатуру дел, правила архивного хранения;

административно-хозяйственная деятельность, включая управление товарно-материальными запасами для офиса, принципы учета и инвентаризации, требования к содержанию офисной инфраструктуры;

сервис-менеджмент внутренних клиентов, включая базовые принципы SLA, классификация заявок и приоритетов, порядок эскалаций;

взаимодействие с контрагентами в части договорной работы с арендодателем и сервис-подрядчиками (предмет, SLA/качество, акты, претензионный порядок);

основы финансового учета, работа с первичными документами по командировкам и хозяйственным расходам, лимиты и статьи бюджета офиса; базовые требования к оформлению авансовых отчетов;

деловой этикет и официальная переписка, включая стандарты делового письма, протоколирование онлайн и очных переговоров, правила служебных записок;

эффективная коммуникация – способность четко и грамотно излагать информацию устно и письменно, вести деловую переписку, готовить служебные письма и документы, корректно взаимодействовать с сотрудниками, руководством и внешними партнерами;

организованность и планирование – умение структурировать задачи, выстраивать приоритеты, планировать и координировать административные, хозяйственные и кадровые процессы, обеспечивая их своевременное исполнение;

самостоятельность и ответственность – готовность принимать решения в рамках своей компетенции, проявлять инициативу и нести персональную ответственность за результаты, сроки и качество выполняемых задач;

навыки взаимодействия и клиентоориентированный подход – способность выстраивать конструктивное сотрудничество с коллегами, руководством, подрядчиками и поставщиками услуг, обеспечивая высокое качество внутреннего сервиса для персонала Компании;

деловая этика и конфиденциальность – соблюдение норм корпоративной культуры, корректность в деловых отношениях, аккуратность при работе с персональными данными и кадровой информацией, недопущение конфликта интересов;

работа в команде – умение продуктивно взаимодействовать с сотрудниками разных подразделений, поддерживать позитивный рабочий климат, способствовать обмену информацией и поддержке коллег;

ориентация на результат – умение завершать задачи в установленные сроки, контролировать качество и доводить вопросы до решения;

гибкость и стрессоустойчивость – способность сохранять эффективность при высокой загрузке, быстро адаптироваться к изменениям и корректно решать нештатные ситуации в офисной и кадровой деятельности.