Административный менеджер

Описание вакансии

Обязанности:

1. Организация административно-хозяйственной деятельности офиса.
2. Обеспечение жизнедеятельности офиса (канцелярия, вода, хозтовары, мебель, техника).
3. Ведение и контроль документооборота: регистрация, распределение, отправка и хранение входящей и исходящей корреспонденции. 4. Учет и контроль документации по расчетам с поставщиками и подрядчиками
5. Координация работы курьеров, водителей, уборочного персонала.
6. Организация корпоративных мероприятий, командировок, бронирование билетов и гостиниц.
7. Ведение отчетности по административным расходам, бюджетирование.
8. Взаимодействие с арендодателями, коммунальными и сервисными службами.
9. Соблюдение корпоративных стандартов, регламентов и конфиденциальности информации.
10. Ведение внутреннего документооборота: приказы, распоряжения, служебные записки.
11. Выполнение иных поручений руководства в рамках должностных обязанностей. 12. Подготовка и подача заявок на участие в государственных закупках через портал www.goszakup.gov.kz в соответствии с законодательством РК о государственных закупках. 13. Взаимодействие с бухгалтерией по вопросам документооборота:
– передача счетов на оплату;
– получение и передача закрывающих документов (акты выполненных работ, счета-фактуры);
– запрос и получение актов сверок;
– контроль за сроками и корректностью предоставляемых документов. 14. Взаимодействие с юридическим отделом и отделом кадров по административным вопросам:
– передача договоров, доверенностей, служебных записок;
– контроль за подписями и согласованиями документов;
– организация процессов согласования кадровых и юридических документов.

Требования:

Высшее или средне-специальное образование (предпочтительно в сфере управления, экономики, юриспруденции или лингвистики).
Опыт работы на аналогичной должности от 1 года.
Знание офисного документооборота, делового этикета, основ делопроизводства.
Владение компьютером и офисными программами на уверенном уровне (MS Office, Word, Excel, Outlook и пр.).
Навыки коммуникации, тайм-менеджмента, стрессоустойчивость.
Знание основ законодательства РК о государственных закупках, опыт работы на портале www.goszakup.gov.kz.
Опыт взаимодействия с бухгалтерией, знание первичной бухгалтерской документации.
Навыки ведения внутренней отчетности и работы с договорами, счетами, актами сверок.
Умение координировать работу с несколькими подразделениями одновременно (юристы, бухгалтерия, HR).

Условия:

1. Оформление согласно Трудовому кодексу РК; 2. График работы: 5/2 (понедельник — пятница), с 9:00 до 18:00, обед с 13:00 до 14:00. 3. Оплата труда: согласно штатному расписанию и условиям трудового договора. 4. Испытательный срок: до 3 месяцев (в соответствии со ст. 36 ТК РК).