Бизнес-ассистент

Бизнес-ассистент является ключевым членом команды, обеспечивающим организованность, эффективность и своевременность всех административных и операционных процессов в компании / личном бренде.
В своей работе бизнес-ассистент подчиняется напрямую руководителю направления / основателю и взаимодействует со всеми членами команды (маркетолог, редактор, бухгалтер, дизайнер и др.).

Цель должности
Обеспечить системную поддержку руководителя и офиса:
— снять с руководителя рутину и организационные вопросы;
— обеспечить порядок в документации, коммуникациях и делах;
— создать структуру и комфорт для эффективной работы всей команды.
— обеспечивать бесперебойную работу офиса, онлайн-проектов и командных процессов.
— быть связующим звеном между руководителем, командой, партнёрами и подрядчиками.

Основные задачи
1. Организация и контроль административных процессов компании.
2. Ассистирование руководителю во всех бизнес-вопросах.
3. Поддержание порядка в документообороте, календаре, задачах и коммуникациях.
4. Координация команды, встреч, поездок и внешних контактов.
5. Управление офисом, закупками, расходами и внутренней логистикой.

Функциональные обязанности
1. Ассистирование руководителю
• Ведение календаря руководителя (встречи, звонки, поездки, дедлайны, съемки, эфиры).
• Планирование и напоминание о ключевых событиях и дедлайнах
• Подготовка документов, писем, презентаций, отчетов.
• Координация рабочих переписок (Telegram, WhatsApp, e-mail).
• Контроль выполнения поручений руководителя и сроков задач команды.
• Подготовка к встречам: повестка, материалы, резюме по итогам и контроль исполнения решений.
2. Административная и офисная деятельность
• Ведение входящей и исходящей документации.
• Ведение архива договоров, актов, счетов.
• Контроль состояния офиса: снабжение, ремонт, порядок, комфорт.
• Взаимодействие с поставщиками, подрядчиками, арендодателем.
• Организация закупок канцелярии, воды, кофе, бытовых мелочей.
• Поддержание чистоты, уюта и эстетики пространства.
• Прием посетителей, встреча гостей, поддержание имиджа офиса.
3. Координация команды
• Контроль расписания внутренних совещаний и встреч.
• Ведение протоколов и контроль исполнения решений.
• Ведение единой базы задач
• Поддержка внутренних коммуникаций (чаты, CRM, таблицы).
• Своевременное напоминание о сроках, отчетах, планерках.
• Сбор и систематизация информации по задачам.
4. Финансово-операционная поддержка
• Контроль и учет хозяйственных и мелких расходов.
• Формирование заявок на оплату, отчеты о расходах.
• Передача документов бухгалтеру, сверка оплат.
5. Коммуникации и представительство
• Общение с клиентами и партнерами на первичном уровне.
• Организация деловых мероприятий, встреч, презентаций.
• Подготовка и оформление деловых подарков, пакетов, документов.
• Поддержание делового имиджа компании / руководителя.

Зона ответственности
• Своевременность и точность выполнения поручений руководителя.
• Четкость организации рабочего процесса офиса и команды.
• Конфиденциальность всех полученных данных.
• Профессиональный и доброжелательный стиль коммуникаций.
• Безошибочное ведение документации и учета расходов.

Требования к кандидату
• Опыт работы ассистентом, офис-менеджером или координатором от 2 лет.
• Высокая организованность, системность, внимание к деталям.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Навыки работы с Google Workspace, CRM, Excel, Облачные диски
• Готовность работать в динамичной среде, быстро переключаться.
• Умение хранить конфиденциальность и соблюдать субординацию.
• Приветствуется знание английского языка.

Личные качества
• Ответственность и аккуратность.
• Энергичность и позитивность.
• Умение предвосхищать потребности руководителя.
• Тактичность, лояльность, честность.
• Способность работать в режиме многозадачности.