Секретарь офиса с функцией личного помощника (в архитектурное бюро)

Wowhaus – крупное московское архитектурное бюро, основанное в 2008 году архитекторами Олегом Шапиро и Дмитрием Ликиным. Мы были одними из первых авторов общественных пространств в России, а теперь работаем в разных масштабах и типологиях: создаем мастер-планы крупных территорий, высотные здания, объекты образования, промышленности и культуры, отели и рестораны, выставки и фестивали.

За 17 лет мы реализовали более 100 проектов. Среди них – набережная парка «Музеон» в Москве, набережная в Туле, Электротеатр «Станиславский», театр им. Г. Камала в Казани, мастер-план г. Тобольск.

В крупных международных конкурсах мы участвовали в консорциумах с такими партнерами, как: Bjarke Ingels Group (BIG), Kengo Kuma and Associates, Coop Himmelb(l)au, Tony Fretton Architects.

Наше бюро активно растет – и теперь мы ищем в команду Менеджера по административным вопросам с функцией личного помощника.

Первая основная задача – организация работы административного отдела:

• Прием и распределение входящей/исходящей корреспонденции (документооборот);

• Прием и распределение входящих звонков;

• Подготовка и отправка документов курьерскими службами и почтой России;

• Работа с документами в системе электронного документооборота;

• Организация и координация регулярных собраний, встреч, подготовка условий, своевременное информирование участников процесса;

• Организация работы по заказу пропусков, встреча и сопровождение гостей/посетителей, выдача и контроль электронных пропусков сотрудников;

• Грамотная деловая переписка;

• Взаимодействие со смежными департаментами (делегирование задач и контроль исполнения поручений);

• Закупка товаров, необходимых для жизнедеятельности компании и сотрудников;

• Помощь в организации внутренних мероприятий.

Вторая основная задача – организация функции личного помощника руководителя:

• Планирование календаря руководителя (согласование встреч и организация времени);

• Travel поддержка руководителя, планирование маршрутов, организация поездок под ключ;

• Подборка информационно-справочных и иных материалов, необходимых руководителю;

• Выполнение поручений руководителя, помощь в решении рабочих вопросов, личные поручений.

Что мы ждем от кандидата:

• Высшее образование;

• Уверенный пользователь ПК, знание оргтехники;

• Работа в режиме многозадачности

• Умение быстро реагировать и решать вопросы в стрессовых ситуациях;

• Опыт работы на аналогичной должности не менее 2-3 лет;

• Грамотная письменная и устная речь;

• Готовность решать новые/ незнакомые задачи;

• Ответственность, коммуникабельность, способность оперативно обрабатывать поступающую информацию.

Мы предлагаем:

Поддержка:

- Официальное трудоустройство

- ДМС после 3-х месяцев испытательного срока с консультациями психолога и страховкой в путешествиях.

- Доплата в дни отпуска и больничного до 100% стоимости рабочего дня.

- Реферальная программа поддержки релокации в Москву для успешных кандидатов.

Прозрачная система карьерного роста:

Ежегодная индивидуальная карьерная консультация, индексация заработной платы, дополнительные премии.

Wowhaus of Talents:

Корпоративная просветительская программа, которая позволяет освоить дополнительные профессиональные навыки и soft skills за счёт компании. Также предлагаем программы по изучению английского.

Офис на Artplay:

Офис архитекторы Wowhaus проектировали сами, поэтому в нем приятно работать и придумывать самые крутые архитектурные концепции. Мы устраиваем там выставки, вечеринки, кинопросмотры. Наш офис dog friendly.

Маленькие традиции:

Мы проводим семейные праздники и экскурсии по объектам бюро. Традиционно каждый Новый год команда празднует на одном из объектов, построенных в текущем году.