Офис-менеджер в юридическую компанию ДИНС ЛИГАЛ

Юридическая компания «ДИНС Лигал» приглашает ОФИС-МЕНЕДЖЕРА.
«ДИНС Лигал» (https://dins.legal/) входит в Группу компаний/интегрированное партнерство по оказанию услуг уголовно – правового и гражданско–правового характера. Оказывает юридические и консультационные услуги, юридическое сопровождение и защиту бизнеса и его собственников, литигацию. А также правовое сопровождение юридических проектов крупных финансовых структур и значимых инфраструктурных организаций, их топ-менеджмента и ключевых бенефициаров.
Подчинение – Партнеру компании

Цель вакансии: создание комфортной рабочей атмосферы для сотрудников и клиентов, формирование «первого впечатления» о компании у посетителей

1. Административный функционал

Документооборот — получение и отправка почты в почтовом отделении связи, регистрация входящей/исходящей корреспонденции, систематизация и архивирование документов, контроль их движения внутри компании;

Делопроизводство — подготовка и оформление внутренних документов компании, ведение и актуализация базы контактов, базы стандартизированной документации компании;

Контроль исполнения поручений — отслеживание сроков выполнения заданий руководства, напоминание ответственным лицам;

Информационное обеспечение — своевременное информирование сотрудников о важных событиях, изменениях в регламентах, предстоящих мероприятиях;

Взаимодействие с контрагентами — получение и отправка документов, первичное взаимодействие с представителями других компаний.

2. Коммуникационные задачи в работе офис-менеджера

Приём и распределение звонков — грамотная маршрутизация входящих звонков, фильтрация нерелевантных контактов, первичная консультация звонящих;

Организация встреч и переговоров — координация расписаний участников, подготовка помещений и материалов, встреча гостей;

Внутренние коммуникации — информирование сотрудников о событиях, изменениях регламентов, подготовка информационных материалов;

Представительские функции — формирование первого впечатления о компании у посетителей, создание комфортной атмосферы;

Кросс-функциональное взаимодействие — координация работы между отделами, выявление и устранение коммуникационных барьеров;

3. Организация рабочего пространства и жизни офиса

Материально-техническое обеспечение — закупка и распределение офисных принадлежностей, техники, мебели

Управление сервисными контрактами — контроль за балансом платных электронных сервисов (телефония, интернет, эл. почта, подписки), организация пополнения баланса и осуществления текущей оплаты;

взаимодействие с клининговыми службами, ИТ-поддержкой, службой безопасности, организация процесса оплаты коммунальных и эксплуатационных услуг

Организация питания — обеспечение офиса водой, кофе, организация корпоративного питания

Управление гибридными рабочими процессами —бронирования переговорных, координация удаленной работы

• Наличие высшего образования будет преимуществом.
• Опыт работы в аналогичной должности от 2-3-х лет.
• Навык коммуникации с поставщиками и исполнителями сервисных услуг по профильным вопросам.
• Навык работы с компьютерной и оргтехникой.
• Знание делового этикета.
• Знание иностранных языков приветствуется.
• Навыки работы с:
  • Системами электронного документооборота (СЭД)-приветствуется
  • Мессенджерами и средствами видеоконференцсвязи-приветствуется
  • CRM-системами для работы с клиентами-приветствуется
  • Программами для планирования и управления задачами-приветствуется
  • Офисными пакетами (расширенное знание Excel, PowerPoint, Word)

Личные качества: Ответственность, коммуникабельность, пунктуальность и дисциплинированность.

Условия:

• График работы – обсуждается с работодателем (9-18 или 10-19)
• Оформление по Трудовому договору на полный рабочий день
• Заработная плата - обсуждается с успешным кандидатом
• Стабильная работа с полной занятостью.
• Удобный, просторный, оборудованный офис. Дружная профессиональная команда.
• Удобное местоположение компании – шаговая доступность от метро/MЦДТушинская