Начальник отдела документационного обеспечения и делопроизводства

Москва, Пресненская набережная, 12

Метро: Деловой центр

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организует работу отдела документационного обеспечения и делопроизводства, управление процессом документооборота
Аудит существующей системы, предложение корректирующих мероприятий при необходимости
Приведение к единообразию документооборота Управляющей компании (-далее УК) и Управляемых Обществ (-далее УО) с входящей/исходящей документацией и корреспонденцией (нормоконтроль, обеспечение получения корреспонденции, регистрация входящей/исходящей документации и корреспонденции; перенаправление входящей документации и корреспонденции адресату; обеспечение хранения входящей документации и корреспонденции, сканирование и размещение в системе электронного документооборота исходящей документации и корреспонденции)
Организация работы с организационно-распорядительными документами (-далее ОРД): проведение нормоконтроля; регистрация, организация подписания и ознакомления; обеспечение хранения ОРД
Актуализация маршрутов согласования документов в программе 1С: Документооборот
Организация архивного хранения документов
Формирование сводной номенклатуры дел УК и УО
Организация и контроль подготовки номенклатур дел структурными подразделениями УК и УО
Обеспечение контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел и подготовкой их к сдаче в архив
Организация работы архива с делами и документами УК и УО в в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации и внутренними нормативными документами
Контроль над своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством
Организация экспертизы научной и практической ценности документов при отборе на государственное хранение
Прием внутренних и внешних телефонных звонков УК
Поддержание в актуальном состоянии базы телефонных контактов работников