Бизнес-ассистент генерального директора

Привет :) Меня зовут Анжелика, я HR в кадровом агентстве КСК Эксперт. Моя задача подобрать Бизнес-ассистента в компанию «Нобилис».

Как появилась вакансия?

Вакансия новая, ранее эту должность никто не занимал. В компании есть двое офис-менеджеров, но было принято решение сформировать новую отдельную должность, в обязанности которого будут входить только задачи от генерального директора (основателя компании).

В компании низкий процент увольнений. Новые члены команды приходят на долгие годы. И нам бы хотелось, что бы вы тоже стали частью этой команды на несколько лет и развивались вместе с ней.

О компании:Компания на рынке с 2016 года, оказывает своим клиентам услугу полного цикла, «под ключ»:

производит оборудование для предрейсового/предсменного и послерейсового/послесменного обязательного медицинского осмотра (ПРМО/ПСМО) водителей;

разрабатывает программное обеспечение для данного оборудования;

организует процесс онлайн медосмотра (собственное медицинское учреждение);

оказывает техническую поддержку клиентов и техническое обслуживание оборудования.

На данный момент клиентами являются 980 компаний крупного, среднего и малого бизнеса, среди которых: РЖД, дочерние предприятия Газпром, ГК Автодор, Россети, Транснефть, НК Роснефть, Госкорпорация Росатом, и многие другие компании. Одновременно в разных регионах работают свыше 2800 терминалов ПРМО/ПСМО.

О команде:

В команде работают разработчики, сервисные инженеры, медицинские работники, юристы, бухгалтера, менеджеры по продажам, менеджеры по маркетингу и т.д. На данный момент в компании ~100 сотрудников. Средний возраст коллег 40 лет.

Как будут распределены обязанности?

• 2% - взаимодействие госорганами, госучреждениями, госпрограммами
• 2% - отдел закупок
• 2% - отдел производства
• 4% - отдел логистики
• 10% - управление компанией и командой
• 45% - отчётность и презентации
• 5% - поручения личного характера
• 30% - разовые рабочие поручения, которые сложно отнести к какой-то одной из вышеперечисленных категории

Чем предстоит заниматься?

• Детальное знание функционала руководителя
• Ведение и планирование графика руководителя, напоминание о дедлайнах и важных событиях
• Координация работы водителя
• Travel-поддержка
• Контроль за правильностью оформлению документов, предоставляемых на рассмотрение/подпись руководителя
• Контроль и учет всех устных и письменных поручений руководителя, возложенных на сотрудников компании; контроль качества и сроков; своевременное информирование о проблемах, координация переносов сроков, оповещение о задержках исполнения поручений
• Организация и участие в переговорах, встречах, совещаниях, возможное участие в переговорах совместно с руководителем; подготовка документов и материалов, необходимых для совещаний и переговоров; ведение протоколов совещаний и контроль своевременного их исполнения руководителями и сотрудниками, ведение чек-листов по задачам
• Сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя (поиск необходимой информации, подготовка отчётов, документов, презентаций)
• Помощь в подборе и адаптации новых сотрудников
• Организация и контроль работы сотрудников
• Event-поддержка (участие в организации конференций, выставок; сопровождение корпоративных мероприятий, оформление праздников, выбор и составление подарков сотрудникам компании)
• Поиск подрядчиков и поставщиков для выполнения прямых задач руководителя и курирование их работы
• Вовлечённость в запуск новых направлений и развитие текущих проектов компании; сбор и структурирование информации, подготовка аналитических отчётов и предложений
• Участие в сборе и систематизации коммерческой информации, её оформление в виде сравнительного анализа
• Организация и координация личных поездок и lifestyle management, ведение личных поручений, личных поездок и путешествий семьи: разработка маршрутов, визовая поддержка, взаимодействие с отелями, аренда вилл и так далее
• Личные поручения руководителя (5% времени)

Условия:

• Рабочий график с 9-00 до 18-00 часов, с возможностью иногда задерживаться (совещания, переговоры);
• Быть на связи вне рабочего времени
• Оформление официальное, все по ТК РФ с отпусками и больничными
• Стабильная компания и стабильные выплаты заработной платы
• В нашей команде у вас есть все ресурсы и возможности, чтобы раскрыть свой потенциал и реализовать таланты, делая то, чем будете гордиться

Требования:

• Опыт работы в аналогичной должности от 3-х лет
• Права категории «В» (самостоятельные поездки для решения поставленных задач на автомобиле компании)
• Опыт составления презентаций и справочно-отчётных материалов — для клиентов, руководства и деловых встреч
• Высокий уровень владения Excel и PowerPoint
• Умение принимать самостоятельные решения, не дожидаясь указаний руководителя
• Умение находить нестандартный подход к ситуации
• Быть человеком, которому можно доверить задачу и получить результат

Этапы отбора:

1.Встреча с HR онлайн с видео, продолжительность не более 40 минут

2.Встреча с вашим будущем руководителем в офисе, чтобы вы увидели ваших будущих коллег

3.Сбор рекомендаций с последних мест работы

4.Один тестовый рабочий день, чтобы вы решили если вам подходит команда и компания

Если вы ищете работу всерьез и надолго, тогда вам к нам :)