Ассистент руководителя / менеджер по документообороту

Привет!

Мы — команда проекта «Здоровье.ру» — платформа для заботы о здоровье и поддержки людей с хроническими заболеваниями.

Платформа Здоровье.ру является лидером в сегменте цифровых программ поддержки людей с особенностями, которую использует более 700 тыс. человек и 5 тыс. врачей в 85 регионах РФ.

Платформа охватывает 20+ нозологий и создает цифровые сервисы для врачей и пациентов.

Платформа объединяет в себе несколько цифровых продуктов:

— Мобильное приложение пациента;

— Мобильное приложение врача.

Мы находимся в поиске ассистента, который поможет руководителю и команде в организации повседневных задач и возьмет на себя часть процессов, связанных с документооборотом.

Поддержка руководителя:

• Управление календарем и графиком руководителя: планирование встреч, приоритизация, устранение конфликтов в расписании;
• Полная организация командировок: подбор и бронирование билетов, отелей, трансферов, оформление виз и страховок. Координация водителей;
• Подготовка и обработка финансовых документов: сбор, описание и систематизация чеков по корпоративной карте, составление описаний к каждой оплате;
• Заказ воды, подарков для партнеров, контроль оплаты персоналу.

Работа с документами:

• Проверка входящих договоров и актов на соответствие базовым условиям;
• Заполнение шаблонов договоров;
• Ведение договорной базы: контроль этапов подписания, отправка контрагентам, запрос закрывающих документов (актов, счетов-фактур);
• Поддержание порядка в архивах: как в бумажном виде в офисе компании, так и в электронном на Google Диске;
• Отправка и получение корреспонденции через курьерские службы;
• Ведение кадрового документооборота, подписание NDA, договоров о сотрудничестве, контроль прихода закрывающих документов, подписание приказов, архивация.

Координация и поддержка команды:

• Участие в командных встречах: посещение, ведение протокола, фиксация ключевых решений и поставленных задач;
• Выделение и публикация итогов встреч: кратко и понятно формулировать, кто и за что отвечает, чтобы у команды был понятный план действий;
• Помощь в организации внутренних мероприятий: митапы, дни рождения, корпоративы;
• Взаимодействие с бухгалтерией и отделом кадров по операционным вопросам команды (документы, справки, заявки).

Прочие задачи:

• Решение текущих административных и организационных вопросов, помощь команде в непредвиденных ситуациях.

Что для нас важно:

• Опыт работы ассистентом руководителя/офис-менеджером с опытом работы с документооборотом;
• Умение систематизировать информацию и поддерживать порядок в бумажных и электронных архивах;
• Грамотная устная и письменная речь;

• Способность быстро ориентироваться в изменяющихся задачах, многозадачность, умение расставлять приоритеты;

• Ответственность, самостоятельность.

Условия:

• Минимум бюрократии, возможность быстрого принятия решения;
• Профессиональная, рабочая обстановка. Мы поможем быстро освоиться на новом месте, погрузиться в задачи и войти в рабочий процесс;
• Гибридный формат работы (часть задач предполагает присутствие в офисе).