Офис-менеджер | Администратор офиса

BIGBIRD – event-агентство Иды Галич и Юли Чумаковой. Мы ищем в нашу команду офис-менеджера, который позаботится о порядке в офисе и документах агентства. Сейчас мы сотрудничаем с крупными IT-компаниями, медиа, инфлюенсерами. В портфолио команды корпоративные и частные события, конференции и презентации, тимбилдинги и стратегические сессии. На всех этапах работы для нас важна максимальная прозрачность и точность, но при этом мы сохраняем юмор и творчество, как в работе с заказчиком, так и с подрядчиками или внутри команды.

Чем предстоит заниматься:

• Поддерживать атмосферу уюта в офисе, закупать необходимые расходники (канцтовары, вода, кофе, растения и т.д.), организовывать офисные доставки и мелкие закупки;
• Коммуницировать со службами, обслуживающими офис (арендодатель, интернет, пожарные службы и пр.);
• Совместно с бухгалтером контролировать документооборот агентства (обмен закрывающими документами с подрядчиками);
• Заполнять шаблонные договора с клиентами и партнерами, проверять договора с подрядчиками, готовить документы агентства для тендеров;
• Вести календарь дней рождений сотрудников, клиентов и партнеров;
• Заполнять папки с фото/видео/материалами проектов на облаке агентства;

Мы предлагаем:

• Комфортный офис на ул.Правды 24 с.3;
• Гибридный формат работы: 3 дня в офисе, 2 дня дистанционно.
• График работы с 11.00 до 19:00;
• Команда профессионалов в джинсах, которые горят своим делом;
• Возможности для роста и обучения, а также развития как event-менеджер;

Ждем от тебя:

Из личных качеств нам важны инициативность и ответственность, способность системно видеть процессы, нацеленность на результат и командный рост.

Для этой вакансии важно:

• Структурность и опыт работы с документооборотом, а также отчётными документами, сопровождением договоров на оказание услуг не менее 1 года;
• Уверенное знание Word, Excel, Google таблицам, ЭДО (Диадок или др.), СЭД;
• Готовность работать с большим объёмом различной информации;
• Умение грамотно составлять официальные письма и обладать навыками делового общения;