Администратор департамента

Rubytech — российская ИТ-компания, которая помогает корпорациям и государственным организациям определять вектор развития, опираясь на современную вендоронезависимую масштабируемую технологическую платформу.

В команде Rubytech более 1000 высококвалифицированных экспертов. Лидерский статус компании подтвержден рейтингами ведущих ИТ-СМИ России: «CNews ТОП-100», «TAdviser 100», CNews «Самые эффективные ИТ-компании», CNews Security и TAdviser «Крупнейшие ИБ-компании в России». Компетенции в области создания ЦОД доказаны победой одного из наших ключевых проектов в главной номинации премии Russian Data Center Awards: Центр обработки данных Федеральной налоговой службы России признан «Проектом года». А еще Rubytech входит в тройку лидеров среди крупнейших поставщиков ИТ в российских банках!

Приглашаем в команду Администратора Департамента!

Чем предстоит заниматься:

1. Административно-хозяйственная поддержка департамента:
• Организация закупок канцелярии, расходных материалов и других офисных принадлежностей;
• Контроль за состоянием оргтехники, мебели и общего порядка в офисе;
• Взаимодействие с внутренними службами (уборка, обслуживание техники, курьерские службы);
• Помощь в организация корпоративных мероприятий (дни рождения, праздники, тимбилдинги);
• Бронирование переговорных, управление расписанием их использования;
• Решение текущих административных запросов сотрудников (оформление пропусков, прием гостей, заказ такси, помощь в организации рабочих процессов);
2. Работа с первичной бухгалтерской документацией:
• Проверка счетов, актов выполненных работ, счетов-фактур от поставщиков на соответствие требованиям.
• Формирование заявок на оплату и заявок на согласование договоров, заявок на командировки контроль их согласования.
• Оформление авансовых отчетов, представительских и командировочных расходов.
• Подготовка документов для бухгалтерии (акты сверок, накладные).
3. Ассистентские функции (поддержка директора департамента):
• Управление календарем: планирование встреч, напоминание о событиях, корректировка графика.
• Подготовка документов: сбор информации, формирование презентаций, отчетов.
• Заказ подарков для партнеров и сотрудников (корпоративные сувениры, цветы, поздравления).

Ожидаем от Вас:

• Опыт работы администратором, офис-менеджером или ассистентом от 1 года.
• Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, Google Docs), Outlook.
• Навыки организации процессов, многозадачность.
• Опыт взаимодействия с подрядчиками (клининг, курьеры, поставщики).
• Наличие высшего образования.
• Личные качества:

• Коммуникабельность – умение общаться с клиентами и сотрудниками.

• Аккуратность и внимательность – работа с документами, контроль офиса.

• Инициативность – предложение улучшений по работе офиса.

• Стрессоустойчивость – работа в условиях меняющихся задач.

• Дисциплинированность – соблюдение сроков, ответственность.

Что мы предлагаем:

• Уютный, комфортный и современный офис в пешей доступности от м. Алексеевская, где есть все необходимое для работы и даже больше: дежурный врач, кафе и столовая, кофе и фрукты, фитнес-центр, коворкинг и многое другое.
• Стабильный и «белый» конкурентный доход, который мы обсудим при встрече;
• Удобный график — гибрид или офис (в зависимости от подразделения);
• Работа в аккредитованной ИТ-компании из реестра Минцифры (отсрочка от мобилизации);
• Профессиональный рост, обучение и развитие, участие в проекте «Лекторий Rubytech»;
• Развитые спортивные комьюнити: футбол, волейбол, баскетбол и шахматы;
• ДМС для вас и вашей семьи на особых условиях;
• Тимбилдинги, митапы и другие корпоративные мероприятия;
• Скидки у 500+ партнеров (платформы BestBenefits и Lerna).