Помощник руководителя (Офис-менеджер с широким кругом обязанностей)

Мы ищем настоящего супергероя организации и контроля! Ваша основная задача — взять на решение широкий спектр административных и операционных вопросов, чтобы разгрузить руководителя и повысить эффективность работы офиса.

Ключевые обязанности:

Организация и документооборот:

• Поиск, заказ и доставка чертежей, инструкций, документации больших форматов;
• Работа с входящей документацией: прием, сканирование, распределение между ответственными сотрудниками;
• Подготовка писем, обращений, заявлений и анкет;
• Ведение отчетов, таблиц и сводок в Excel (сводные таблицы, фильтрация, сбор данных).

Логистика и транспорт:

• Организация командировок: поиск и покупка билетов, бронирование гостиниц, построение маршрутов;
• Поиск перевозчиков и попутного транспорта для грузов;
• Контроль за служебным автотранспортом: учет пробега, расхода топлива по картам;
• Оформление проезда в системе «ПЛАТОН»;
• Решение вопросов по страховкам автомобилей и обработка штрафов.

Административная и хозяйственная поддержка:

• Контроль за своевременной оплатой и продлением ключевых услуг: хостинги, домены, серверы, корпоративная связь (сим-карты), рекламные аккаунты;
• Ведение календаря встреч, отпусков, больничных и дней рождения сотрудников;
• Заказ канцтоваров, хозяйственных принадлежностей, рабочей одежды;
• Организация мелкого ремонта в офисе (замена замков, починка оргтехники);
• Заказ оргтехники (телефоны, принтеры) и другой необходимой техники.

Работа с информацией и коммуникация:

• Поиск информации и контактов в интернете, обзвон клиентов и партнеров для уточнения данных;
• Ведение и пополнение клиентской и контактной базы данных;
• Подготовка простого фото- и видеоконтента, монтаж несложных роликов;
• Ведение корпоративных социальных сетей и каналов (Telegram, VK): подготовка и публикация постов, новостей, ссылок.

Требования к кандидату:

Обязательные:

• Опыт работы на аналогичной должности (помощник руководителя, офис-менеджер, администратор) от 1 года;
• Продвинутый пользователь ПК: MS Office (Excel — уверенное владение сводными таблицами, фильтрами; Word, 1С-УАТ, );
• Навыки активного поиска информации в интернете;
• Высокий уровень самоорганизации, многозадачности и ответственности;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Умение быстро переключаться между задачами и держать в голове множество деталей.

Приветствуется:

• Опыт ведения корпоративных социальных сетей;
• Навыки простого монтажа видео (в любых программах);
• Знание основ деловой переписки.

Условия работы:

• Заработная плата обсуждается по итогам собеседования;
• Официальное трудоустройство с первого дня по ТК РФ;
• Работа в современном офисе;
• График работы:5/2 с 8:00 до 17:00;
• Возможность профессионального роста и обучения в динамичной компании;
• Интересные и разнообразные задачи, где ваша инициатива будет замечена;
• Дружный и молодой коллектив.