Секретарь/Офис-менеджер (ресепшн)

Москва, Строгинский бульвар, 1

Метро: Мякинино

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Отвечает на телефонные звонки, фиксирует их и передает служебную информацию исполнительному директору и сотрудникам компании;
Ведет деловую переписку;
Встречает гостей Компании;
Ежедневная проверяет и рассылает информацию по электронной почте по отделам группе компаний «Эдвансд»;
Следит за наполняемостью письмами почтового ящика в подъезде офиса;
Взаимодействует с менеджерами по работе с ключевыми клиентами. Ежедневно получает сообщение о предстоящих командировках (даты отъезда/ прибытия, название отелей, цены) от сотрудников, помогает им в составлении маршрута, поиске и бронировании отелей, поиске лучшей цены, согласовывает командировки с руководителями структурных подразделений в бумажном варианте, бронирует, а затем делает заказ в личном кабинете в компании «ВИП сервис», предварительно введя в базу системы паспортные данные пассажира, после согласования командировки, выкупает билеты и отели, регистрирует на рейс руководящий состав Компании;
Взаимодействует с бухгалтерией (запрашивает у менеджеров возврат закрывающих документов по их запросу);
Заказывает такси сотрудникам и гостям Компании при необходимости;
Выполняет поручения исполнительного директора. Осуществляет поиск информации по запросу исполнительного директора. Согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения исполнительного директора, контролирует исполнение указаний и распоряжений.

Требования:

Желателен опыт работы секретарем, помощником;
Знание делового этикета; грамотная письменная и устная речь;
Коммуникабельность, активная жизненная позиция; инициативность, дисциплинированность, пунктуальность, ответственность, обучаемость, стрессоустойчивость;
Уверенный пользователь пакета Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)

Условия: