Офис-менеджер/Секретарь офиса/Административный помощник

Компания "ЖилДомСтрой" на рынке с 2003 года. Занимаемся проектированием и строительством промышленных и гражданских объектов в г. Москва и МО.

Мы сейчас в поисках активного и ответственного офис-менеджера, готового присоединиться к дружному коллективу и быстро включиться в интересную работу!

Обязанности:

• Контроль и поддержание чистоты, порядка, освещения и работоспособности помещений офиса и переговорных комнат.
  • Встреча гостей офиса, чай/кофе;
  • Управление персоналом по уборке и обслуживанию офиса.
  • Взаимодействие с арендодателем и подрядчиками по вопросам ремонта, обслуживания.
  • Своевременное обеспечение сотрудников канцелярскими товарами, организация рабочих мест.
  • Закупка продуктов питания и воды, канцелярии, техники.
  • Контроль бесперебойной работы офисной телефонии и интернета, своевременная оплата счетов.
  • Работа с почтой и корреспонденцией;
  • Управление процессами электронного документооборота.
  • Оформление пропусков для сотрудников (постоянных/временных), взаимодействие со службой безопасности арендодателя.
  • Организация командировок сотрудников (оформление документов, билетов по согласованию).
  • Организация внутреннего и внешнего документооборота, регистрация и ведение журналов входящей/исходящей корреспонденции.
  • Передача документов на подпись руководству, контроль подписания, ведение реестра договоров и учет оригиналов.
  • Приём посетителей, курьеров и их координация.
  • Ведение деловой переписки с контрагентами.
  • Поездки в гос. органы с поручениями (Нотариус, почта, прочие).
  • Печать, копирование, сканирование, организация канцелярии и расходных материалов, организация питания в офисе.
  • Бронирование билетов жд и авиа, бронирование гостиниц сотрудникам компании;
  • Получение и отправка документов почтой и курьерскими службами, ведение деловой переписки с контрагентами.
  • Составление и регистрация распорядительной документации, гарантийных писем, заявок и участие в подготовке контрактов.
  • Ввод платёжных поручений в Интернет-банке, учет входящих счетов.
  • Исполнение служебных и личных поручений руководителей: покупки, организация доставок, бронирование ресторанов и запись в салоны, заказ продуктов и т.п.
  • Помощь в организация корпоративных мероприятий (совместно с руководителем департамента);
  • Поиск информации в интернете по личным и рабочим вопросам

Требования:

• Оперативность и внимательность к деталям.
• Исполнительность; Вежливость; Аккуратность; Перфекционизм — является преимуществом.
• Уверенное владение компьютером (MS Office, Outlook, Excel, Google Docs и др.).
• Высшее образование.
• Владение русским языком, грамотность.
• Навыки деловой переписки и ведения телефонных переговоров.
• Знание протокола делового общения и конфиденциальности.
• Опыт работы в аналогичной должности от 3 лет.
• Умение эффективно работать в режиме многозадачности

Условия:

• Работа в стабильной, динамично развивающейся компании, работающей в сфере строительства более 20 лет;
• Оформление по ТК РФ с 1-го рабочего дня, оплачиваемый больничный и отпуск;
• Высокая оплата труда, 2 раза в месяц БЕЗ задержек;
• Размер заработной платы обсуждается индивидуально по результатам собеседования - высокий оклад + премии;
• График 5/2; 9.00 – 18.00, в офисе;
• Комфортный офис в Бизнес-центре West Park (м. Аминьевская, м. Озёрная, м. Очаково);
• Шаттл до метро; чай/кофе/фрукты;