Офис-менеджер

Москва, Цветной бульвар, 2

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Прием и перераспределение входящих звонков на русском и английском языках;
Встреча посетителей (включая организацию чая/кофе);
Оформление пропусков для посетителей и новых сотрудников, заказ пропусков для машин;
Оформление заявок на внос/вынос оборудования/грузов;
Работа с курьерскими службами, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, распределение входящей корреспонденции по сотрудникам офиса согласно инструкциям;
Работа в системе электронного документооборота (корпоративный портал);
Бронирование, подготовка переговорных комнат к встречам и совещаниям;
Организация совещаний в онлайн формате с помощью инструментов Zoom/Teams;
Прием, заказ и выдача канцтоваров сотрудникам;
Заказ расходных материалов для кухни и офиса, прием доставок;
Координация работы клининговой службы;
Мониторинг входящих запросов на общую корпоративную почту;
Выполнение разовых административных поручений сотрудников офиса (печать и брошюровка документов, сканирование, заказ печатной продукции, отправка подарков клиентам, помощь в подготовке мероприятий компании и т.д.);
Помощь в работе с поставщиками (поиск и организация процесса работы);
Организация командировок сотрудников;
Взаимодействие с управляющей компанией офисного здания по вопросам обслуживания и эксплуатации офиса;
Контроль порядка в офисе;
Контроль кухонных зон (наличие чая, кофе, сахара, молока в течение дня);
Помощь в оформлении рабочих виз для сотрудников;

Требования:

Высшее/неоконченное высшее образование
Опыт административной работы от 6 месяцев
Хороший устный и письменный английский язык (не ниже Upper-Intermediate)
Навыки работы с MS Word, навыки работы с Excel, PowerPoint, Teams.
Позитивный настрой, коммуникабельность, ответственность;
Внимательное отношение к деталям, самостоятельность, умение быстро и качественно работать в условиях многозадачности и сжатых сроков.

Условия:

Современный комфортный офис в центре Москвы (2 минуты от м. Трубная, 5 минут от м. Цветной бульвар);
Конкурентная заработная плата;
График работы: пн-пт с 9:30-18:30/ 10:30-19:30;
ДМС, ежедневные завтраки в офисе;
Демократичная корпоративная культура.

Посмотреть контакты работодателя