Помощник/ассистент руководителя (секретарь)

Москва, Покровский бульвар, 4/17с1

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

ведение делопроизводства Фонда: регистрация, распределение, отправка/получение корреспонденции, в т. ч. электронной;
ведение кадрового документооборота;
проведение деловых телефонных переговоров по поручению руководства Фонда, переписки (Email+WhatsApp), встреч (онлайн и офлайн) с потенциальными клиентами/партнерами на разных языках;
ведение протоколов совещаний, в т. ч. дистанционных и учет распределения задач сотрудникам;
составление писем и иных документов по заданию руководства;
участие в составлении заявок на гранты;
прием и перераспределение телефонных звонков;
организации совещаний, переговоров (подготовка переговорных помещений и обеспечение их необходимыми материалами), в т. ч. подготовка дистанционных переговоров с применением средств вкс;
выполнение отдельных поручений руководства;
поддержка информационной ленты сайта;
оформление и ведение архива документов Фонда;
формирование и ведение договоров на обслуживание деятельности офиса;
обеспечение офиса канцтоварами и прочее;
Travel-поддержка сотрудников Фонда, в т. ч. помощь в оформлении виз;
организация деловых поездок сотрудников (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.);
встреча посетителей, чай/кофе гостям и сотрудникам Фонда;

Требования:

опыт работы не менее 3 лет;
грамотная устная и письменная речь;
уверенный пользователь ПК, оргтехники, IP-телефонии;
владение программными средствами, в т. ч. умение создавать презентации, организовывать видеоконференции,
владение иностранным языком (английский) не ниже уровня Intermediate
опыт работы в арт-индустрии и/или области культуры, владение дополнительным иностранным языком будет преимуществом