Заместитель общего отдела

Ведение учета/регистрации и контроль сроков исполнения документов в системе электронного документооборота (ЭДО).

Подготовка/редактирование/объединение ответов в электронном документообороте (ЭДО). Направление документов на исполнителей.

Контроль правильности оформления ответов.

Прием, регистрация и передача на исполнение в соответствии с резолюцией руководителя входящей корреспонденции, направление ее в структурные подразделения ГБУ «Жилищник района Лианозово» для дальнейшей работы. Контроль сроки исполнения.

Ведение записи на прием к руководителю/заместителю.

Подготовка необходимой документации к приему граждан (карточка приема и т.д.)

Внесение карточек приема в электронный документооборот. Контроль сроков исполнения.

Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов текущего архива.

Подготовка и сдача в архив ГБУ «Жилищник района Лианозово» документальных материалов, законченных делопроизводством, составление описи дел, передаваемых на хранение в архив.

Прием и распределение входящих звонков от жителей/организаций.

Обеспечение сохранности входящей служебной документации.

Взаимодействие с сотрудниками отделов (оповещения, рассылка).

Опыт работы более 3 лет в должности личный помощник директора/персональный ассистент руководителя.

Знание программ Word, Excel, ЭДО, PowerPoint, Outlook.

Высшее образование.

Уверенный пользователь оргтехники.

Личные навыки: высокая степень ответственности и исполнительности, быстрая обучаемость, доброжелательность, вежливость, внимательность, стрессоустойчивость.

Опыт работы с большим объемом информации в условиях многозадачность.

Работа в стабильной организации, официальное оформление в соответствии с ТК РФ.

График работы 5/2 пн-чт с 8.00 до 17.00, пят. с 8.00 до 15.45.