Офис-менеджер

Крутая команда и самые награждаемые проекты!

Привет!
Мы — IT-компания Articul. Благодаря отточенному технологическому процессу и налаженной системе проектного управления мы сделали более 1000+ сложных веб- и мобильных проектов и забрали 150+ наград, включая Webby Awards, Lovie Awards и премии Рунета.

Наши клиенты — ведущие игроки ритейла, e-commerce и спортивной индустрии: КХЛ, Sochi2014, РФС, Матч ТВ, Банк ВТБ, Росатом, Alcon, Samsung Electronics и многие другие.

Мы убеждены, что успех наших проектов кроется в профессионализме команды. Наша главная ценность — люди.

Articul — это:

• Аккредитованная IT-компания с 2004 года, когда это еще не было мейнстримом.

• Сильная стабильная команда.

• Постоянное развитие и обучение за счет компании согласно индивидуальным планам развития.

• Обкатанная годами система онбординга с поддержкой во всех вопросах.

• Процессы без бюрократии.

• Удобный гибридный график работы (2-3 дня из офиса), офис находится на м. Сокол

• Вечеринки онлайн и офлайн! ☺️

• Оформление по ТК РФ и предоставление оборудования для работы по твоему запросу.

• Юбилейный подарок от Tiffany & Co на 5-летие работы в компании!

Важно: Рассматриваем кандидатов, готовых к гибридному графику (2-3 дня из офиса) на территории Москвы.

Чем предстоит заниматься:

• Организация повседневной жизни офиса: закупка хозтоваров, контроль оплаты воды, интернета и других регулярных расходов, вызов мастеров при поломках, заказ техники и канцелярии;

• Подготовка офисных мероприятий: закупка напитков и перекусов, согласование бюджета, организация пространства;

• Работа с курьерскими службами и почтой: прием и отправка писем/посылок, упаковка, отслеживание логистики;

• Организация внутренних встреч: сбор тем, ведение встречи, оформление и рассылка итогов;

• Организация встреч с клиентами: подбор и бронирование ресторанов, передача документов на оплату;

• Мониторинг корпоративной почты и обработка входящих звонков.

• Коммуникация с внешними партнерами: деловая переписка, передача документов, контроль сроков;

• Поддержка документооборота: составление писем и обращений, оформление договоров и заявок;

• Организация командировок: бронирование билетов и проживания, оформление заявок и учет расходов (редко);

• Ведение учета и внутренней отчетности по административным и финансовым операциям;

• Подготовка пакета документов для участия в тендерах (по готовому ТЗ).
  

Наш идеальный кандидат:

• Имеет опыт работы офис-менеджером/ администратором/ ассистентом/ делопроизводителем;

• Имеет грамотную устную и письменную речь, умеет вести деловую переписку;

• Имеет навыки работы с офисной техникой, понимает принципы документооборота;

• Владеет базовыми программами (Google Docs, Excel/таблицы, корпоративная почта, мессенджеры);

• Умеет быстро ориентироваться в задачах, расставлять приоритеты и работать с несколькими запросами одновременно.
  

Будет плюсом:

• Опыт организации мероприятий или командировок

• Навыки работы с бухгалтерскими документами, согласованием счетов и оплат

• Опыт взаимодействия с курьерскими службами, Почтой России и т.д.

• Знание основ участия в тендерах (или желание в этом разобраться)