Главный специалист отдела клиентского сервиса (логистика)

В транспортно-экспедиционной компании на базе подразделения документооборота, входящего в состав бухгалтерии, создается новый отдел клиентского сервиса с подчинением генеральному директору, в который требуется руководитель. Задачи нового отдела выходят за рамки обычного предоставления закрывающих документов - нужно взять на себя весь процесс взаимодействия с перевозчиками и заказчиками после выполненного рейса и до наступления даты платежа. Поэтапно это выглядит так: получение, проверка и, при необходимости, доработка, входящих документов от перевозчиков и собственного автопарка, загрузка их в 1С, создание и отправка документов заказчику согласно его требованиям, контроль принятия документов заказчиком, контроль постановки в график платежей наших счетов.

Для этого необходимо: наладить коммуникацию с клиентами для выяснения всех требований и критериев, заполнить (возможно, доработать) карточки клиентов в 1С с критериями клиента, обеспечить оперативную отправку всех необходимых для оплаты документов, контролировать не только скорость, но и качество работы нашей компании в части предоставления документов, оперативно реагировать на запросы клиентов в части доработки, исправления или замены документов. Задача руководителя/главного специалиста отдела - создание эффективного процесса на всех перечисленных участках.

На первом этапе работа будет в отделе с одним опытным подчиненным - ведущим специалистом по документообороту. Это подразумевает полную загрузку объемом подчиненного и частичную (не более половины рабочего времени) загрузку документооборотом руководителя. Мы ожидаем в ближайшие месяцы прирост объемов, для которого нам нужно повысить качество на участке предоставления закрывающих документов, а также повысить эффективность выработки сотрудников отдела с помощью возможной автоматизации процессов. При росте объема документов в отделе планируется увеличение штата сотрудников.

Ваш доход будет состоять из постоянной части (зарплаты) и переменной, состоящей из двух видов бонусов: за качество работы отдела (основной, с потенциалом увеличения при росте отдела) и личную обработку документов (дополнительный).

Чем предстоит заниматься:

• Проверка товаросопроводительных документов, оформление счетов и УПД, отправка по ЭДО, почтой, курьером;
• Контроль своевременного прикрепления сопроводительных документов по рейсам экспедиции и собственного парка в 1С;
• Контроль проставления даты поступления документов от Перевозчика;
• Контроль заполнения графика оплат Перевозчикам и от Заказчиков;
• Установление первичного контакта с нужным подразделением Заказчика, оформление карточки клиента, сбор и фиксация необходимых требований к оформлению комплекта документов;
• Контроль рекламаций по первичной и сопроводительной документации, полученной от Заказчика, и их оперативного исправления;
• Урегулирование расхождений в документах (УПД, Счет и ТН);
• Получение вторых экземпляров УПД с подписью Заказчика;
• Сверки с клиентами (получение подписанных актов сверки);
• Поддержание контакта и постоянная актуализация ответственных лиц заказчика и требований к оформлению документов;
• Выстроить связь выставления счетов и УПД по уже подписанным ЭТрН.

• Опыт работы с первичной бухгалтерской документацией от 1 года;
• Свободное владение 1С, продвинутый Excel;
• Опыт работы от 2 лет в клиентском сервисе, сопровождении клиентов;
• Опыт работы в транспортных компаниях будет преимуществом;
• Внимательность к деталям;
• Коммуникабельность, грамотная устная и письменная речь.

Мы гарантируем:

• Оформление согласно ТК РФ;
• Вся ЗП полностью «белая» и точно в срок пополняет ваш счет;
• Возможность профессионального и карьерного роста.