Ассистент управляющего / Помощник руководителя

Ищем ассистента управляющего, который возьмет на себя организационную и административную поддержку руководителя, поможет держать под контролем текущие процессы и станет связующим звеном между руководителем, подразделениями ТРЦ и внешними контрагентами.

Нам нужен человек, который умеет работать самостоятельно, не теряется в большом количестве параллельных задач, грамотно ведет деловую переписку и способен быстро разобраться в логике работы компании.

Чем предстоит заниматься

Поддержка руководителя:

• планирование рабочего дня руководителя, организация встреч и переговоров;

• подготовка материалов, документов и информации к встречам и совещаниям;

• протоколирование совещаний, фиксация поручений и контроль сроков их исполнения;

• поиск, сбор и структурирование информации по запросу руководителя;

• выполнение текущих деловых и личных поручений руководителя: заказ билетов, бронирование, организация поездок, поиск необходимой информации и решение других организационных вопросов.

Документооборот и деловая переписка:

• ведение входящей и исходящей корреспонденции;

• подготовка писем, служебных записок и других документов;

• передача документов на согласование и подписание, контроль их движения и возврата;

• регистрация, систематизация и хранение документов;

• помощь в подготовке и оформлении заявок в тендерный отдел;

• ведение внутренней отчетности и рабочих реестров.

Организационные и административные задачи:

• взаимодействие со всеми подразделениями и службами ТРЦ;

• координация текущих вопросов между руководителем, эксплуатацией, коммерческой службой, маркетингом, бухгалтерией и другими подразделениями;

• помощь в подборе персонала: размещение вакансий, первичная коммуникация с кандидатами, организация собеседований;

• заказ канцелярии, расходных материалов и необходимых товаров для офиса;

• взаимодействие с подрядчиками и контрагентами по текущим организационным вопросам;

• участие в решении ежедневных административных задач офиса.

Важно, чтобы со временем ассистент понимал структуру и логику работы ТРЦ в целом, ориентировался в функциях подразделений и мог самостоятельно определять, кому адресовать тот или иной рабочий вопрос. Если вы внимательно прочитали вакансию, начните свое сообщение в чате со слова "Внимание!".

Что мы ожидаем

• высшее образование;

• опыт работы ассистентом руководителя, помощником руководителя, секретарем или на аналогичной позиции — желательно от 1,5–2 лет;

• грамотная письменная и устная речь;

• умение самостоятельно составлять деловые письма и документы;

• уверенное владение ПК, Microsoft Office и офисной техникой;

• понимание принципов делопроизводства и документооборота;

• умение работать с большим объемом информации и несколькими задачами одновременно;

• способность расставлять приоритеты и контролировать сроки;

• внимательность к деталям, организованность, ответственность и самостоятельность;

• готовность быстро включаться в новые задачи и находить необходимую информацию;

• умение критически оценивать полученную информацию, проверять факты, цифры, формулировки и итоговый результат перед передачей руководителю.

Будет преимуществом:

• опыт работы в управляющей компании, торговом центре, девелопменте, недвижимости или смежной сфере;

• уверенное использование нейросетей и AI-инструментов для ускорения рабочих процессов, поиска и структурирования информации, подготовки черновиков, автоматизации и упрощения рутинных задач;

• при этом важно понимать, что результат работы нейросетей требует обязательной проверки, редактирования и адаптации под конкретную задачу — нам нужен специалист, который использует ИИ как инструмент, а не перекладывает на него ответственность за конечный результат;

• дополнительное профильное образование или курсы.

Условия

• официальное оформление по ТК РФ;

• полностью официальная заработная плата — 108 000 ₽ на руки;

• график работы 5/2, с 09:00 до 18:00;

• оплачиваемый отпуск и больничный;

• работа в команде управляющей компании ТРЦ;

• корпоративные и тимбилдинговые мероприятия.

Ищем человека, который не ограничивается формальным выполнением поручений, а умеет видеть задачу целиком, доводить вопросы до результата и становиться надежной опорой руководителя в ежедневной работе.