Помощник генерального директора

«КОНТРОЛ Логистика» - транспортная компания, осуществляющая грузоперевозки по всей России и обеспечивающая транспортное обслуживание крупных корпоративных клиентов.

Компания располагает разветвлённой региональной структурой, включающей 9 автоколонн, и собственным автопарком численностью более 500 транспортных средств.

Приглашаем в команду

Помощника генерального директора, который обеспечит организационную, информационную и административную поддержку руководителя, поможет эффективно организовать его рабочий день и будет сопровождать исполнение управленческих поручений.

Чем предстоит заниматься

1. Организация работы генерального директора

• Планирование и ведение рабочего календаря генерального директора.
• Организация встреч, совещаний, переговоров и деловых мероприятий.
• Согласование графика встреч с руководителями подразделений, сотрудниками и внешними контрагентами.
• Подготовка необходимых материалов, документов и информации к встречам.
• Приём и предварительная обработка входящей корреспонденции, обращений и документов.

2. Сопровождение совещаний и контроль поручений

• Самостоятельное ведение протоколов совещаний и рабочих встреч.
• Фиксация принятых решений, поставленных задач, ответственных исполнителей и сроков.
• Направление протоколов участникам совещаний и контроль получения информации о выполнении поручений.
• Напоминание ответственным сотрудникам о сроках исполнения задач.
• Сбор информации о статусе выполнения поручений и подготовка сводной информации для генерального директора.
• Информирование руководителя о задержках, проблемных вопросах и рисках неисполнения.

3. Организация командировок (Travel Support)

• Организация деловых поездок генерального директора и сотрудников компании.
• Подбор и бронирование авиа- и железнодорожных билетов, гостиниц.
• Организация трансферов и иных транспортных услуг.
• Подготовка программы поездок, необходимых документов и маршрутов.
• Оперативное решение вопросов при изменении планов, отмене рейсов и других внештатных ситуациях.
• Сбор документов по итогам командировок.

4. Документооборот и информационная поддержка

• Подготовка проектов деловых писем, служебных записок, справок и отчетов.
• Организация входящего и исходящего документооборота.
• Проверка комплектности документов, наличия согласований и необходимых приложений перед передачей генеральному директору.
• Организация передачи документов на подписание и контроль их возврата.
• Сбор, систематизация и анализ информации по запросам руководителя.
• Подготовка презентаций и аналитических материалов.

5. Административно-хозяйственное обеспечение

• Организация бесперебойной работы офисов компании.
• Взаимодействие с поставщиками, подрядчиками и обслуживающими организациями.
• Организация технического обслуживания, ремонта и уборки офисных помещений.
• Контроль исправности оборудования, мебели, инженерных систем и коммуникаций.
• Организация закупки канцелярских и хозяйственных товаров, мебели и оборудования.
• Контроль расходования материальных ресурсов, участие в инвентаризациях.
• Контроль исполнения договорных обязательств подрядчиками и поставщиками, участие в подготовке договорной документации и контроль административно-хозяйственных расходов.

Наши ожидания от кандидата

Обязательные требования:

• Опыт работы помощником генерального директора, исполнительным ассистентом или личным помощником первого лица компании от 1 года.
• Практический опыт организации командировок руководителя: бронирование билетов, гостиниц, трансферов, сопровождение изменений маршрутов.
• Опыт самостоятельного ведения протоколов совещаний с фиксацией решений, ответственных и сроков исполнения.
• Опыт контроля исполнения поручений руководителя и взаимодействия с руководителями структурных подразделений.
• Навыки деловой переписки и подготовки управленческих документов.
• Умение работать с большим объёмом информации, расставлять приоритеты и соблюдать сроки.
• Грамотная устная и письменная речь.

Профессиональные навыки:

• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Знание 1С.
• Опыт работы с электронным документооборотом.
• Навыки подготовки презентаций, отчетов и аналитических материалов.
• Опыт взаимодействия с подрядчиками и поставщиками.

Личные качества:

• Высокая организованность и системность.
• Проактивность, умение работать на опережение.
• Внимательность к деталям и ответственность.
• Коммуникабельность и доброжелательность.
• Умение сохранять конфиденциальность.
• Гибкость и способность быстро адаптироваться к изменению приоритетов руководителя.

Мы предлагаем

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.
• Заработная плата: 150 000 рублей на испытательный срок
• Испытательный срок -3 месяца.
• График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00.
• Работа в офисе: г. Москва, Большой Гнездниковский переулок, 1с2.
• Работа в непосредственном взаимодействии с генеральным директором компании.
• Возможность участвовать в организации управленческих процессов и взаимодействии с руководителями подразделений.

Будем рады вашему отклику!

В сопроводительном письме просим кратко ответить на три вопроса:

1. В каких компаниях и на протяжении какого времени вы работали помощником генерального директора или первого лица компании?
2. Есть ли у вас практический опыт организации командировок руководителя?
3. Приходилось ли вам самостоятельно вести протоколы совещаний и контролировать исполнение зафиксированных поручений?