Личный помощник руководителя

Собеседования проходят в офисе компании.

Обязанности:

- составление и оптимальное планирование рабочего дня руководителя, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания;

- фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях;

- прием звонков, в том числе организация телефонных переговоров и конференц-связи;

- организация приема посетителей, встреча посетителей, гостей и деловых партнеров в приемной;

- работа с электронной почтой руководителя (при необходимости) и его базой контактов;

- поиск информации и новых данных по запросам руководителя;

- подготовка деловых писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем по мере необходимости;

- выполнение личных поручений (в т.ч. печать и брошюровка различных материалов, подготовка и рассылка приглашений на мероприятия, заказ цветов, поиск необходимой информации в интернете);

- организационная поддержка домашнего персонала (няни, обслуживающий персонал);

- совершение платежей и ведение отчетности по ним;

- покупка товаров в РФ и за рубежом, организация доставки;

- Travel-поддержка (планирование маршрутов, организация путешествий по всему миру, оформление виз, паспортов, покупка авиа и ж/д билетов через агентства и напрямую через российские и иностранные сайты, бронирование гостиниц/вилл, организация трансферов, бизнес авиация, вертолеты, заказ VIP-услуг в аэропортах, fast-track) руководителя, членов семьи и домашнего персонала;

- бронирование ресторанов, поиск и покупка билетов на выставки, концерты, театры, спортивные мероприятия и проч.;

- подготовка финансовых отчетов по поездкам;

- в случае необходимости выполнение другой работы, которая соответствует профессиональному уровню и специальности

Требования:

- законченное высшее образование;

- грамотный русский язык;

- продвинутый английский язык;

- готовность к ненормированному графику (на связи 24/7);

- опыт работы в аналогичной сфере (личный помощник, семейный помощник) не менее 5 лет;

- опыт работы по оформлению и покупке авиа и ж/д билетов на российских и иностранных сайтах, в т.ч. через иностранные агентства);

- опыт работы с банками по возможным проблемам с картами и оплатой услуг, взаимодействие с персональным менеджером;

- умение работать в режиме многозадачности;

- уверенный пользователь ПК и офисной техники;

- исполнительность, внимательность, стрессоустойчивость, аккуратность, ответственность, высокий уровень самоорганизации, умение работать в условиях многозадачности, коммуникабельность, порядочность.

Условия:

- полная занятость (5-тидневная рабочая неделя с выходными: суббота, воскресенье);

- график работы: ненормированный рабочий день;

- испытательный срок 3 месяца;

- корпоративная мобильная связь;

- офис - м. академическая