Специалист по административным вопросам

TEAM University приглашает специалиста по административным вопросам для поддержки руководства, организации встреч и командировок, ведения делопроизводства и координации внутренних документов университета.

Эта позиция подойдет организованному и внимательному человеку, который умеет работать с несколькими задачами одновременно и свободно общается на русском, узбекском и английском языках.

Обязанности:

• Административная поддержка генерального директора, координация календаря, встреч и совещаний.

• Организация рабочих встреч: согласование времени, бронирование помещений, подготовка повестки и необходимых материалов.

• Ведение протоколов совещаний и оформление принятых решений.

• Организационное сопровождение заседаний Попечительского совета, подготовка документов и отчетных материалов.

• Обработка входящей корреспонденции, телефонных обращений и писем на корпоративную почту университета.

• Подготовка деловых писем, служебных записок, презентаций и отчетов.

• Ведение электронного архива, систематизация документов и обеспечение быстрого доступа к ним.

• Организация командировок руководства и сотрудников: подбор маршрутов, бронирование и приобретение авиабилетов, подготовка необходимых документов.

• Подготовка документов для оформления виз сотрудникам и руководству, визовой поддержки иностранных партнеров.

• Сопровождение регистрации иностранных сотрудников по месту пребывания и контроль сроков.

• Координация разработки, согласования, обновления и регистрации внутренних политик и процедур, ведение их актуального реестра.

• Сбор и систематизация информации от подразделений для подготовки стратегических планов и отчетов университета.

• Взаимодействие с сотрудниками, партнерами и посетителями по административным вопросам.

• Высшее образование.

• Опыт административной работы и взаимодействия с руководителями от 1 года.

• Владение русским и узбекским языками, английским — на уровне, достаточном для самостоятельной деловой переписки, подготовки документов и общения с иностранными коллегами.

• Уверенное владение Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

• Навыки делопроизводства, деловой переписки и ведения протоколов.

• Знание порядка оформления виз и регистрации иностранных граждан в Узбекистане.

• Умение планировать работу, расставлять приоритеты и соблюдать сроки.

• Грамотная устная и письменная речь, внимательность к именам, датам, цифрам и оформлению документов.

• Тактичность, ответственность и соблюдение конфиденциальности.

Будет преимуществом:

• Опыт работы в университете или другой образовательной организации.

• Опыт сопровождения заседаний коллегиальных органов управления.

• Опыт работы с внутренними политиками, процедурами и стратегическими планами.

• Работа в TEAM University и взаимодействие с международной командой.

• Непосредственное взаимодействие с генеральным директором.

• Разнообразные задачи в области административной поддержки и организации работы университета.

• Официальное трудоустройство.

• Заработная плата по результатам собеседования.