Офис‑менеджер (административная поддержка + документооборот + travel)

Зарплата: 80 000 ₽ на испытательном сроке (1 месяц).
График: Пн–Чт 08:00–17:00, Пт 08:00–16:00.
Оформление: по ТК РФ.
Соцпакет: ДМС.

Что предстоит делать

Роль объединяет три направления: документооборот, административную поддержку офиса и travel‑сопровождение руководства.

Документооборот и корреспонденция:

• принимать и распределять входящие звонки, фиксировать обращения в CRM (Битрикс24);
• вести приём/отправку и регистрацию корреспонденции, контролировать сроки ответов;
• регистрировать и вести внутреннюю документацию, контролировать возврат документов;
• готовить документы для передачи в архив по установленной номенклатуре;
• оформлять договоры (по запросу и/или на время отпуска менеджера по документообороту);
• работать с УПД: формировать пакеты документов для отправки, отправлять УПД через ЭДО (или курьером/почтой по регламенту), контролировать получение подписанных экземпляров, фиксировать статусы и хранить копии в электронном и бумажном виде;
• помогать бухгалтерии: отправлять и запрашивать акты сверки по поставщикам и контрагентам, контролировать получение оригиналов.

Административная поддержка офиса:

• закупать, учитывать, хранить и выдавать канцелярские товары; проводить инвентаризацию и формировать заявки на пополнение запасов;
• взаимодействовать с курьерскими службами: оформлять заявки, отслеживать статусы, контролировать доставку;
• обеспечивать жизнедеятельность офиса (координация мелких хозяйственных задач, контроль расходных материалов).

Travel‑поддержка руководства и сотрудников:

• бронировать гостиницы, заказывать билеты, организовывать трансферы и дополнительные услуги для командировок;

Организация корпоративных мероприятий и поздравлений:

• координировать небольшие внутренние мероприятия (праздники, чаепития) в рамках бюджета: подбирать формат, заказывать угощения, согласовывать дату и тайминг;
• организовывать поздравления с днями рождения: вести календарь именинников, заказывать цветы/небольшие подарки, оформлять открытки, помогать с мини‑поздравлением в офисе;
• собирать закрывающие документы (счета, чеки) и передавать в бухгалтерию.

Дополнительно:

• встречать гостей, помогать с навигацией и первичным сопровождением;
• выполнять поручения руководителя, готовить отчёты по текущим задачам.

Кого ищем

Опыт и навыки:

• 1–3+ года в роли офис‑менеджера, секретаря или административного ассистента;
• уверенное владение Microsoft Office (особенно Excel для учёта и отчётов);
• опыт работы в 1С:УТ;
• преимущество — опыт работы в CRM Битрикс24 (ведение задач, фиксация обращений, статусы);
• знание принципов документооборота и правил хранения документов;
• грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки.

Личные качества:

• организованность и внимание к деталям (работа с документами требует точности);
• умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты;
• способность принимать решения в рамках своих полномочий и своевременно эскалировать вопросы;
• пунктуальность, ответственность, аккуратность.

Что мы предлагаем

• официальное трудоустройство по ТК РФ;
• ДМС;
• понятные процессы и поддержку со стороны команды;
• возможность влиять на улучшение административных процессов в компании.