Администратор офиса

Ассоциация предприятий индустрии детских товаров приглашает в команду администратора офиса.

У нас небольшая команда — до 25 человек. Основная задача администратора — обеспечивать повседневную работу офиса: необходимые товары и услуги, готовность рабочих мест и переговорных, учёт офисного имущества, взаимодействие со службами арендодателя и подрядчиками, приём посетителей и организационно-техническое обеспечение совещаний.

Значительная часть технического обслуживания и эксплуатации помещений выполняется службами арендодателя. Поэтому нам нужен не технический специалист по эксплуатации, а самостоятельный и хозяйственный администратор, который видит текущую потребность, организует её решение и контролирует результат.

Ассоциация реализует отраслевые проекты с участием органов государственной власти, ведущих предприятий, экспертных и общественных организаций. Для нас важны порядок, внимательное отношение к сотрудникам и посетителям, аккуратность и умение доводить текущие задачи до результата.

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

• обеспечивать повседневную готовность офиса к работе сотрудников и приёму посетителей;
• следить за состоянием рабочих мест, переговорных и офисных помещений;
• организовывать оснащение рабочих мест сотрудников;
• обеспечивать офис канцелярскими, хозяйственными и другими необходимыми расходными материалами;
• обеспечивать наличие чая, кофе, питьевой воды, сахара и других согласованных продуктов и расходных материалов для сотрудников и посетителей;
• контролировать необходимые запасы и своевременно организовывать их пополнение;
• взаимодействовать со службами арендодателя и управляющей организации по вопросам эксплуатации помещений, ремонта и технического обслуживания;
• направлять заявки на устранение неисправностей и контролировать их исполнение;
• при необходимости организовывать работу согласованных сервисных организаций и подрядчиков;
• организовывать курьерские и иные необходимые хозяйственные услуги.

• вести установленный в Ассоциации журнал учёта материальных ценностей;
• учитывать офисную технику, оборудование, иное имущество и материальные ценности, находящиеся на складе;
• оформлять выдачу и возврат техники и иного имущества сотрудникам;
• контролировать фактическое наличие и местонахождение имущества;
• обеспечивать порядок хранения материальных ценностей на складе;
• участвовать в инвентаризации имущества;
• совместно с бухгалтером, техническими и другими ответственными специалистами участвовать в подготовке имущества к списанию и дальнейшем организационном сопровождении списанного имущества.

• собирать текущие потребности офиса в товарах, работах и услугах;
• при необходимости искать поставщиков и подрядчиков;
• запрашивать и сопоставлять коммерческие предложения;
• готовить информацию для согласования выбора поставщика или варианта закупки;
• формулировать требования к необходимым товарам, работам и услугам;
• готовить заявки и простые технические описания;
• после согласования оформлять заказы и организовывать их исполнение;
• взаимодействовать с поставщиками и подрядчиками по вопросам исполнения согласованных заказов;
• контролировать сроки поставки, комплектность товаров и фактическое выполнение заказанных услуг;
• получать от поставщиков счета, акты, накладные и другие документы и передавать их ответственным сотрудникам;
• организовывать сервисное обслуживание и ремонт офисного оборудования через соответствующие службы или согласованных подрядчиков.

• принимать и распределять общие телефонные звонки и обращения;
• оформлять пропуска для посетителей и транспортных средств;
• встречать посетителей;
• обеспечивать организационно-техническое сопровождение совещаний, встреч и переговоров, в том числе дистанционных;
• обеспечивать готовность переговорных помещений, оборудования и необходимых материалов;
• обеспечивать техническую готовность оборудования для видеоконференций;
• обеспечивать наличие и подачу воды, чая, кофе и других предусмотренных форматом встречи напитков;
• заказывать согласованные товары и услуги, необходимые для проведения встреч;
• взаимодействовать с сотрудниками Ассоциации по организационным вопросам проведения встреч;
• по согласованным заявкам организовывать служебные поездки работников: приобретение билетов, бронирование гостиниц, организацию трансферов;
• обеспечивать административно-хозяйственную и организационно-техническую часть отдельных деловых мероприятий Ассоциации.

Администратор офиса не является помощником президента Ассоциации. Бухгалтерские, юридические, кадровые и делопроизводственные функции выполняются профильными специалистами.

МЫ ОЖИДАЕМ

• опыт работы администратором офиса, офис-менеджером, специалистом АХО или на сопоставимой позиции от 3 лет;
• практический опыт самостоятельного ведения административно-хозяйственных вопросов офиса;
• опыт работы с офисным имуществом, техникой или материальными ценностями;
• умение организовать выдачу, возврат и фактический учёт офисного имущества;
• опыт взаимодействия со службами арендодателя, сервисными организациями, поставщиками и подрядчиками;
• умение искать поставщиков, запрашивать и сопоставлять коммерческие предложения;
• умение понятно формулировать требования к необходимым товарам, работам и услугам;
• грамотную устную и письменную речь;
• навыки деловой переписки и общения с поставщиками, сотрудниками и посетителями;
• уверенное владение офисными программами, электронными таблицами и современными интернет-сервисами;
• самостоятельность, организованность, ответственность и внимание к деталям.

Для этой позиции особенно важны хозяйственность, доброжелательность, разумная инициативность и привычка доводить начатое до результата.

МЫ ПРЕДЛАГАЕМ

• работу в Ассоциации предприятий индустрии детских товаров — отраслевой организации, реализующей проекты с участием органов государственной власти и ведущих предприятий индустрии;
• оформление по ТК РФ с первого рабочего дня;
• официальную заработную плату — 115 000 рублей до удержания НДФЛ; итоговые условия обсуждаются с успешным кандидатом по результатам собеседования;
• график работы 5/2: с понедельника по четверг с 10:00 до 19:00, в пятницу — до 17:00;
• работу в офисе, удалённый формат для данной позиции не предусмотрен;
• офис в Москве, Ленинский проспект;
• небольшую команду — до 25 человек;
• самостоятельный и понятный участок ответственности.