Специалист по документообороту и договорной работе

АО «ВРК-1», дочернее общество ОАО "РЖД", приглашает на работу специалиста по документообороту в подразделение информационных технологий.

Вакансия подойдет специалисту с опытом работы с первичными документами, договорами, закупочной документацией и учетом затрат. Основная задача — обеспечить полный, своевременный и контролируемый цикл обработки документов и расходов ИТ-подразделения во взаимодействии с подразделениями компании, контрагентами, бухгалтерской службой и ОАО «РЖД».

Обязанности:

• Обрабатывать первичные учетные документы по расходам ИТ-подразделения: получать, проверять, согласовывать, направлять на подписание и передавать в бухгалтерскую службу для оплаты.

• Вести полный цикл сопровождения документов в SAP: создавать и обрабатывать заказы, контролировать корректность отражения данных, отслеживать прохождение документов и оплату.

• Осуществлять учет, распределение и контроль расходов ИТ-подразделения по обособленным структурным подразделениям АО «ВРК-1».

• Контролировать сроки, комплектность и корректность первичной документации; выявлять расхождения, ошибки и аномальные начисления.

• Взаимодействовать с контрагентами по устранению расхождений в документах, уточнению расчетов, получению корректирующих документов и закрывающих документов.

• Сопровождать расходы на услуги связи, включая проверку начислений, анализ перерасхода и организацию работы по компенсации расходов работниками в предусмотренных случаях.

• Организовывать и вести документооборот отдела информатизации в системе электронного документооборота АО «ВРК-1».

• Готовить, оформлять и сопровождать организационно-распорядительные документы отдела: служебные записки, распоряжения на закупку, проекты договоров, справки и иные документы в рамках компетенции.

• Участвовать в подготовке, согласовании и сопровождении договоров, за исключением конкурсных процедур; анализировать коммерческие предложения и взаимодействовать с поставщиками услуг и оборудования.

• Вести деловую переписку с контрагентами и обособленными структурными подразделениями компании.

• Формировать и вести специализированные таблицы в Microsoft Excel для контроля расходов ИТ-подразделения, статусов договоров, первичных документов и оплат.

• Взаимодействовать с обособленными структурными подразделениями по вопросам планирования, согласования и исполнения бюджетов затрат на информатизацию и автоматизацию.

• Подготавливать квартальную и годовую отчетность по расходам, договорам, оплатам и иным направлениям деятельности отдела информатизации.

• Готовить справочную информацию по заключенным договорам и их исполнению по запросам руководства.

• Выполнять поручения начальника отдела информатизации и руководства компании в пределах должностных обязанностей.

• Высшее профессиональное образование (экономика, финансы, бухгалтерский учет, делопроизводство, управление, ИТ)

• Опыт работы от 3-х лет с первичной бухгалтерской документацией, договорами, счетами, актами, УПД, заявками на оплату или аналогичными документами.

• Практический опыт работы в системах электронного документооборота; опыт работы в SAP (в особенности системы ЕК АСУФР).

• Уверенное владение Microsoft Excel: таблицы, формулы, сводные таблицы, фильтрация, проверка и сопоставление данных.

• Понимание полного цикла обработки первичной документации: получение, проверка, согласование, подписание, передача на оплату, контроль исполнения и закрывающих документов.

• Навыки деловой переписки, подготовки служебных документов и взаимодействия с контрагентами.

• Внимательность к деталям, системность в работе с документами и сроками, способность анализировать расхождения в данных.

• Умение работать с большим объемом информации, самостоятельно контролировать статусы задач, документов и платежей.

• Будет преимуществом опыт учета или контроля затрат, бюджетирования, договорной работы, сопровождения ИТ-услуг или закупочной деятельности.

• Работа в крупной компании железнодорожной отрасли АО «ВРК-1».

• Место работы: г. Москва, ул. Макаренко 3, стр. 1, АО «ВРК-1».

• Оформление в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

• Должностной оклад — 130 000 рублей до вычета НДФЛ. Есть квартальная премия

• Полная занятость, полный рабочий день.

• График работы: 5/2, с 9 до 18.

• Работа в команде отдела информатизации, участие в сопровождении процессов цифровизации и автоматизации компании.

• Возможность применять и развивать навыки работы с SAP, 1С, BI, СЭД, договорной документацией, бюджетами и ИТ-аналитикой.