Секретарь офиса

* Выполнение личных поручений руководителя.

* Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию.

* Ведение документооборота подразделения, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов и телеграмм.

* Оформление служебных командировок для руководителя, а также сотрудников подразделения.

* Заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, как в России, так и коммуникация с принимающими сторонами за рубежом для организации логистики встреч и переговоров руководства.

* Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании.

* Работа в электронной системе документооборота, заполнение справок присутствия, табелей учета рабочего времени.

* Заказ и оформление пропусков, прием делегаций, организация аудио и видео конференций.

* Хозяйственное обеспечение приемной.

* Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т.п.)‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений.

* Сканирование‚ копирование и пересылка файлов по запросу руководителей.

* Контроль наличия и оформление заказов на покупку канцелярии‚ визиток и т.п.

* Работа с орг. техникой (принтер, сканер, факс, копир, компьютер).

* Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу).

* Заказ воды, канц. товаров + экстренная покупка канц. товаров и товаров бытовой необходимости.

* Поиск информации (необходимой) для руководства и сотрудников предприятия в сети Интернет и через справочные службы.

* Работа в качестве офис-менеджера компании и секретаря генерального директора.

* Отслеживание и напоминание руководству о днях рождениях сотрудников организации и деловых партнерах.

* Заказ картриджей, тонеров и др. расходных материалов для орг.техники (заправка, новые, ремонт- заявки и др.).

* Работа с посетителями.

* Чай, кофе для руководства.

* Работа с текущими и архивными документами.

* Работа на ПК (Word, Excel, Интернет, Почтовые программы: Bat, Outlook Express).

* Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы: Pony Express, DHL и другие).

* Подготовка документов для гос. организаций.

* Регистрация счетов в базе; заказ канцелярии.

* Заказ воды, сладостей.

* Создание и ведение внутренних приказов.

* Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, компьютер), своевременно доводит до сведения информацию, полученную по каналам связи.

* По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

* Умение ставить четкие цели, анализировать альтернативные пути их достижения, при стремлении к целям способность видеть главное и расставлять приоритеты.

* Способность принимать и отвечать за принятые решения.

* Ответственность.

* Внимательность.

* Пунктуальность.

* Доброжелательность.

* Готовность к ненормированному рабочему дню (крайне редко, отдельно оплачивается).

* Исполнительность.

* Аккуратность.

* Внимание к деталям.

* Высшее образование в области делопроизводства и филологии.

* Пользователь ПК, знание стандартных программ MS Office, Интернет, почтовые программы

* Опыт работы с руководителем высшего звена, средней или крупной компании не менее 1 года.

* Умение вести деловую переписку

* Гибкость и стрессоустойчивость.

* Системность, аккуратность, детальность.

* Вам можно доверять и на вас можно рассчитывать, несмотря ни на что.

* Вам не надо повторять два раза.

* Вы быстро излагаете свои мысли и задаете вопросы, если нужно.

* Конструктивно принимаете обратную связь и делаете выводы.

* Отвечать на письма и смс быстро.

* По всем задачам, всегда назначаете четкий срок, который соблюдается.

* Вы искреннее желание помочь руководителю.

* Надежность

* Поставленные Вам задачи должны быть выполнены в срок.

* Эмоциональная зрелость.

* Грамотная устная и письменная речь.